Envio de e-mail institucional

O que é?: 
Envio de e-mail institucional (comunicados, informes, avisos e eventos) para a comunidade acadêmica (servidores e estudantes), de acordo com a especificidade dos canais de comunicação existentes na universidade, como o Comunica UFF (informativo eletrônico direcionado para técnicos administrativos e docentes), UFF Informa (canal voltado para disseminar as campanhas internas e comunicados de cunho institucional junto à comunidade universitária), UFF Eventos (meio utilizado para divulgar os eventos institucionais e acadêmicos, principalmente, junto aos estudantes e docentes).
Descrição completa do serviço: 

A comunidade acadêmica pode solicitar o envio de e-mail institucional através do e-mail dms.scs@id.uff.br. Os pedidos serão atendidos de acordo com a relevância institucional e a pertinência do assunto a ser divulgado, bem como de acordo com as características dos canais de comunicação online da universidade. Ressalta-se que o envio de e-mail em excesso é prejudicial para a imagem da Instituição e pode ocasionar o descadastramento do servidor ou estudante inscrito no mailing institucional. É de extrema importância, antes de realizar o pedido, refletir sobre a importância da ação que se pretende divulgar. Cabe à DMS avaliar a demanda e enviar o e-mail, quando for o caso e de acordo com as especificidades dos canais de comunicação descritos abaixo. 

Comunica UFF -  Informativo eletrônico que atende a demandas internas da universidade.

Público de interesse: técnicos administrativos e docentes
Objetivos: promover a identificação do técnico-administrativo e do docente junto à instituição; compartilhar os diferentes projetos, ações e iniciativas que impactam o dia a dia do servidor; valorizar o trabalho do técnico administrativo e docente; incentivar a comunicação horizontal e participativa; e reforçar a identidade da instituição junto aos colaboradores.
Periodicidade: semanal (toda quinta-feira)
Sugestão de pauta: Para a inserção de informes, eventos ou avisos internos nas diferentes seções do informativo, o servidor deve cadastrar a ação no site institucional com 7 dias de antecedência ao envio do informativo. Cabe à Divisão responsável avaliar os conteúdos publicados no site e compartilhá-los nas seções do informativo de acordo com o interesse e a relevância da informação para os servidores. No caso das seções “Você sabia?” e “De olho na UFF”, o próprio servidor pode sugerir algum conteúdo com até 15 dias de antecedência à data da realização da ação/projeto que deseja divulgar.  Cabe à DMS avaliar a pertinência da informação a ser compartilhada.

UFF Eventos - Informe pontual voltado para atender, de forma segmentada, as demandas de eventos e demais atividades/ações promovidas na universidade.

Público de interesse: estudantes de graduação e pós-graduação. Eventualmente docentes.
Objetivos: aumentar o fluxo direcionado de informações sobre os eventos que acontecem na comunidade universitária; estabelecer um diálogo mais pontual e direto com os estudantes; estimular a integração do corpo discente nos principais eventos promovidos internamente; prestigiar as iniciativas das unidades acadêmicas (escolas, institutos, faculdades, departamentos, professores e os próprios alunos); e incentivar o cadastramento dos eventos no site da UFF pelas unidades acadêmicas e administrativas.
Periodicidade: duas vezes por semana (exceto no período de férias escolares, que compreendem os meses de dezembro, janeiro, fevereiro e julho/agosto). Envio todas as terças e quintas-feiras para grupos segmentados a partir do levantamento de dados dos eventos cadastrados no site da UFF, seguindo o critério de relevância segundo a temática do evento.
Sugestão de pauta: Para solicitar o envio de informações sobre eventos acadêmicos voltados para estudantes, basta cadastrar a ação no site da UFF e enviar um e-mail para dms.scs@id.uff.br com até 15 dias de antecedência.
OBS: Semanalmente, a própria equipe da DMS realiza um filtro dos eventos cadastrados no site institucional a fim de programá-los para envio, segundo o tipo de evento, público de interesse e relevância para a comunidade acadêmica.

UFF Informa - Instrumento voltado exclusivamente para disseminar: campanhas internas consideradas como “massivas”, ou seja, que atendam em conjunto dois ou três dos seguintes segmentos (estudantes, docentes e técnicos-administrativos); e/ou comunicados específicos e pontuais para algum destes públicos.

Público de interesse: servidores e estudantes
Objetivo: facilitar o fluxo de comunicação interna e expandir o máximo de informações sobre determinado assunto/tema.
Periodicidade: sob demanda
Sugestão de pauta: os setores que estejam programando campanhas internas podem solicitar o apoio na divulgação, desde que entre em contato por e-mail (dms.scs@id.uff.br) com até 45 dias de antecedência à realização da ação. A partir deste contato inicial, estabeleceremos os meios/canais de comunicação, bem como o cronograma de divulgação da campanha.
OBS: A SCS não é responsável pela criação de layouts de materiais impressos e/ou digitais das campanhas. Cabem aos setores enviarem seus materiais para possível compartilhamento nos canais de comunicação oficiais da universidade.
No caso da necessidade de envio de comunicados pontuais para servidores e estudantes, que não estejam atrelados ao perfil de campanhas, solicitamos que nos envie a sugestão de pauta com até 15 dias à data de realização da ação para o e-mail dms.scs@id.uff.br.

Cartão de aniversário
Envio diário de cartão de aniversário para os servidores e estudantes.

 

Atenção! Caso o servidor ou o estudante não esteja recebendo os comunicados via e-mail da Superintendência de Comunicação Social, é possível solicitar a inclusão no mailing oficial da universidade. Envie um e-mail para dms.scs@id.uff.br, com nome completo, e-mail institucional, categoria (técnico administrativo, docente ou estudante), unidade acadêmica a que pertence e data de aniversário.

Serviço online: 
Totalmente online
Dias e horários de atendimento: 
Segunda a sexta, das 09h às 18h.
Telefone: 
(21)2629-5249
Email do setor responsável pelo serviço: 
Prazo máximo para a prestação deste serviço: 
15 dias
Os requisitos, documentos e informações necessários para acessar este serviço: 

A solicitação deve ser feita de acordo com os prazos mínimos descritos anteriormente e através do e-mail dms.scs@id.uff.br a fim de que a equipe de comunicação avalie a demanda e verifique o canal de comunicação mais adequado para a divulgação, caso considere pertinente para a Instituição. 

As principais etapas para o processamento do serviço: 

1) Enviar um e-mail para dms.scs@id.uff.br

2) Aguardar retorno da equipe de comunicação em até 5 dias úteis

3) Aprovar o conteúdo a ser veiculado, caso seja campanha interna, em até 3 dias úteis

Endereço do serviço / Campus: 
Rua Miguel de Frias, nº 9, 8º andar.
Grande área: 

Qualidade na prestação de serviços

BomSatisfatórioRuim
Confiabilidade: desempenhar o serviço habilmente conforme foi prometido *
Capacidade de resposta: disposição para ajudar o cidadão e fornecer o serviço no prazo estipulado *
Segurança: conhecimento e a cortesia dos empregados e a sua habilidade de transmitir confiança e segurança *
Empatia: atenção individualizada dispensada aos cidadãos *
Itens tangíveis: aparência das instalações físicas, sinalização e equipamentos *
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A atualização mais recente deste conteúdo foi em 20/03/2019 - 11:50