Envio de e-mail institucional

O que é?

Trata-se de envio de e-mail institucional (comunicados, informes, avisos e eventos) para a comunidade acadêmica (servidores e estudantes), de acordo com a especificidade dos canais de comunicação existentes na universidade.

A Superintendência de Comunicação Social administra diversos canais de conteúdo de email marketing. Cada um dos produtos possui uma linha editorial, público e periodicidade definidos pela SCS. Além disso, a Superintendência não realiza disparos de mensagens avulsas ou que não se encaixem nos produtos já existentes. Isso se justifica para evitar múltiplos envios na mesma data e demandas internas que impossibilitam a previsibilidade da rotina de email marketing.

Canais institucionais
Um canal é um produto de comunicação em formato de boletim que possui uma linha editorial, periodicidade e público alvo determinados de acordo com o planejamento de comunicação da UFF e sua execução pelas coordenações e divisões da SCS. Atualmente, existem os seguintes canais:

Nome do canal: Comunica UFF
Objetivo: promover a identidade e a imagem da instituição junto aos servidores por meio do compartilhamento de informações sobre programas, projetos, ações e iniciativas nas diferentes seções que o compõe. O informativo ainda se propõe a valorizar o trabalho dos servidores e incentivar a comunicação horizontal e participativa.
Periodicidade: semanal
Públicos de interesse: docentes, técnicos administrativos e terceirizados.
Setor responsável: Divisão de Mídias Digitais

Nome do informativo: Se liga na UFF - graduação
Objetivo: fortalecer a imagem institucional junto aos estudantes por meio de conteúdos que estabeleçam o diálogo com universo acadêmico, tais como: oportunidades internas e externas à universidade, divulgação científica, eventos e outros.
Periodicidade: mensal (toda quarta-feira)
Públicos de interesse: estudantes de graduação
Setor responsável: Divisão de Mídias Digitais

Nome do informativo: Se liga na UFF - pós-graduação
Objetivo: fortalecer a imagem institucional junto aos estudantes por meio de conteúdos que estabeleçam o diálogo com universo acadêmico, tais como: oportunidades internas e externas à universidade, como internacionais e agências de fomento, eventos de grande relevância no cenário nacional, entre outros.
Periodicidade: mensal
Públicos de interesse: estudantes de pós-graduação
Setor responsável: Divisão de Mídias Digitais

Nome do canal: UFF Informa
Objetivo: Instrumento voltado exclusivamente para disseminar as notas do reitor e eventualmente as notícias institucionais publicadas na homepage do site da UFF.
Periodicidade: sob demanda do Gabinete do Reitor.
Públicos de interesse: docentes, técnicos administrativos, estudantes de pós-graduação e estudantes de graduação.
Setor responsável: Coordenação de Comunicação Social.

Nome do canal: Pílulas do SEI
Objetivo: Canal específico para divulgação dos novos processos inseridos no Sistema Eletrônico de Informações da UFF.
Periodicidade: Mensal.
Públicos de interesse: docentes e técnicos administrativos.
Setor responsável: Divisão de Comunicação Institucional

Observação
A divulgação de notas informativas, eventos, pesquisas e campanhas será realizada como uma seção de um dos canais acima listados, de acordo com público a ser alcançado e a avaliação de prioridade da Superintendência de Comunicação Social. O disparo de e-mails com notas ou outros conteúdos destacados deverá ser solicitado pelo Gabinete do Reitor para evitar excesso de envios.

Sugestão de pautas
A comunidade acadêmica pode solicitar o envio de e-mail institucional através do e-mail de contato do setor responsável pela administração do canal. Os pedidos serão atendidos de acordo com a relevância institucional e a pertinência do assunto a ser divulgado, bem como de acordo com as características dos canais de comunicação online da universidade. Ressalta-se que o envio de e-mail em excesso é prejudicial para a imagem da Instituição e pode ocasionar o descadastramento do servidor ou estudante inscrito no mailing institucional. É de extrema importância, antes de realizar o pedido, refletir sobre a importância da ação que se pretende divulgar. Cabe às coordenações e divisões da SCS avaliar a demanda e enviar o e-mail, quando for o caso e de acordo com as especificidades dos canais de comunicação descritos abaixo.
As principais etapas para o processamento do serviço:
1) Publicar informe ou serviço no site da UFF;
2) Enviar um e-mail para o setor responsável
3) Aguardar retorno da equipe de comunicação em até 5 dias úteis
4) Aprovar o conteúdo a ser veiculado, caso seja campanha interna, em até 3 dias úteis
Os requisitos, documentos e informações necessários para acessar este serviço:
A solicitação deve ser feita de acordo com os prazos mínimos descritos anteriormente e através do e-mail institucional do setor responsável a fim de que a equipe de comunicação avalie a demanda e verifique o canal de comunicação mais adequado para a divulgação, caso considere pertinente para a Instituição.