As atividades de protocolo exercem papel fundamental para o desempenho das diversas atividades da universidade. Elas contribuem para o funcionamento eficiente, a transparência, a organização e a segurança das operações administrativas e da gestão de informações na instituição.
Além disso, compete às unidades protocolizadoras executar as atividades de autuação de documentos avulsos para formação de processos administrativos físicos, não digitais, assim como as atividades de autuação de processos digitais no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), tais como: autenticação de documentos digitalizados e conversão de processos físicos em digitais, além de realizar atividades relacionadas à expedição das correspondências, telegramas e objetos postais à Empresa dos Correios e Telégrafos.
Consulta a processos administrativos
Para saber sobre o andamento de processos administrativos já autuados:
Processos Físicos
- Acessar o endereço eletrônico disponível aqui;
- Preencher o nº do processo, conforme orientação disponível, e verificar o Setor em que o processo está localizado.
Para informações adicionais sobre a tramitação/andamento, realizar contato direto com o Setor em que o processo está localizado, cujo e-mail/ telefone pode ser consultado pelo endereço eletrônico.
Processos Eletrônicos (SEI)
- Acessar a consulta pública do SEI aqui;
- Preencher o nº do processo e o código de verificação para consulta pública ao processo.
Para informações adicionais sobre a tramitação/andamento, realizar contato direto com o Setor em que o processo está localizado, cujo e-mail/telefone pode ser consultado pelo endereço eletrônico.
Protocolos setoriais - Contatos das unidades
Angra dos Reis, RJ
Protocolo de Apoio de Angra dos Reis (PAAR)
protocolo.iear@id.uff.br
Campos dos Goytacazes, RJ
Protocolo de Apoio de Campos dos Goytacazes (PACG)
pscg.esr@id.uff.br
Macaé, RJ
Protocolo de Apoio de Macaé (PAM)
psma@icm.uff.br
Niterói, RJ
Gerência Plena de Comunicações Administrativas (GPCA/AD)
atendimento.gpcaad.proad@id.uff.br
Nova Friburgo, RJ
Protocolo de Apoio de Nova Friburgo (PANF)
psnf.isnf@id.uff.br
Oriximiná, PA
Protocolo de Apoio de Oriximiná (PAO)
uajv@proex.uff.br
Pádua, RJ
Protocolo de Apoio de Santo Antônio de Pádua (PASP)
gpp.inf@id.uff.br
Petrópolis, RJ
Protocolo de Apoio de Petrópolis (PAPE)
pspe.pep@id.uff.br
Rio das Ostras, RJ
Protocolo de Apoio de Rio das Ostras (PARO)
– Instituto de Humanidade e Saúde (RHS): psro.rhs@id.uff.br
– Instituto de Ciência e Tecnologia (RIC): psro.ric@id.uff.br
Volta Redonda, RJ
Protocolo de Apoio de Volta Redonda (PAVR)
psvr.vcx@id.uff.br
Postagem de correspondências e encomendas postais oficiais - Correios
Procedimentos a serem realizados pelo usuário UFF (remetente)
O setor remetente entregará a correspondência e/ou a encomenda no Protocolo Geral ou no Protocolo Setorial da respectiva área geográfica da unidade remetente com as especificações a seguir:
1) Envelope lacrado e no caso de encomendas dentro de caixa embalada – O envelope e/ou caixa deverá ser fechado utilizando cola ou fita adesiva (somente caixas podem ser lacradas com fita adesiva). Não serão aceitas encomendas/correspondências lacradas/fechadas com grampos.
2) Etiquetas com remetente e destinatário.
Remetente: Para colocar a etiqueta ou escrever os dados, utilizar a parte posterior do envelope, a que tem a aba para colagem. Colocar no canto inferior esquerdo dando espaço de 3 cm de margem da base e da lateral. Utilizar o envelope em formato paisagem. Recomenda-se que as informações escritas à mão sejam feitas com letra de forma, para facilitar a leitura.
Modelo do Remetente:
Nome da Universidade:
Cargo (se for necessário):
Remetente (Setor / Unidade):
Tipo de logradouro, nome do logradouro, número, complemento (se houver):
Bairro:
Cidade, estado, país:
Código de endereçamento postal – CEP:
Destinatário: Utilizar a parte frontal do envelope, a que não tem a dobra para colagem, e escrever ou colocar a etiqueta com os dados no canto superior esquerdo, dando espaço de 3 cm de margem do topo e da lateral. Utilizar o envelope em formato paisagem. O canto superior direito do envelope é para o selo de postagem, por isso, observe para não avançar o endereçamento até esta área.
Modelo do Destinatário:
Nome da Instituição / Empresa / Pessoa física:
Cargo (se for necessário):
Destinatário:
Tipo de logradouro, nome do logradouro, número, complemento (se houver):
Bairro:
Cidade, estado, país:
Código de endereçamento postal – CEP:
Obs: A etiqueta poderá ser feita no endereço eletrônico dos Correios, disponivel aqui.
3) Aviso de Recebimento – AR (quando necessário) – serviço prestado pelos Correios. O AR deve ser preenchido e fixado na parte do envelope onde fica o destinatário, com os dados desse e do remetente. No momento da entrega da correspondência, o destinatário assina o cartão e o mesmo é devolvido ao Protocolo Geral, que encaminha ao setor remetente. O AR só poderá ser utilizado com correspondências registradas. Pode ser preenchido concomitante a elaboração das etiquetas de envio, neste endereço
Obs: Caso o AR não seja devolvido ao remetente, entrar em contato com o serviço de correios do Protocolo Geral, em até três meses após a postagem.
4) Declaração de conteúdo para encomendas – As agências dos Correios exigem a nota fiscal ou a declaração de conteúdo de encomendas, que devem estar na parte externa da encomenda. O modelo está disponível aqui.
5) Procedimentos para envio de Telegramas – Enviar e-mail para: < servicodecorreios.gpcaad@id.uff.br >, contendo dados do setor remetente, do destinatário e a mensagem a ser enviada.
6) Habilitação de postagem fora da sede
As unidades fora da sede (Niterói) poderão solicitar habilitação de postagem. A solicitação deverá ser encaminhada pelo e-mail institucional para o e-mail do serviço de correios do Protocolo Geral, contendo os dados do setor remetente, destinatário, o tipo de postagem e a autorização da chefia. Será enviado, pelo serviço de correios, o código de postagem a ser utilizado na agência dos Correios próxima à Unidade fora da sede.
7) Postagem via protocolos setoriais
Para enviar correspondências/encomendas de Unidades distantes do Protocolo Geral, o remetente deverá atender aos requisitos já mencionados e levar no momento da entrega da correspondência/encomenda quatro vias da GECP (uma será devolvida no ato da entrega, uma ficará no protocolo setorial, uma com o Protocolo Geral e a outra com os Correios). O setor poderá solicitar, por meio de e-mail, o número da etiqueta de registro para rastreio.
8) GECP (Guia de Encaminhamento de Correspondência Postal) – É obrigatória a apresentação das três vias da GECP para a solicitação de postagem. Levar ao Protocolo da Reitoria a correspondência/encomenda e as três vias de GECP preenchidas e assinadas – 01 (uma) será devolvida ao remetente, 01 (uma) ficará no Protocolo Geral e a outra será encaminhada para a Agência dos Correios no momento da expedição. Caso seja solicitado o envio por sedex, serão necessárias a justificativa e a assinatura da chefia, pois seu uso acarreta em um custo maior para a Universidade