Fim da abertura de processos físicos na UFF: entenda o que muda a partir de 20/12

Termina em 20 de dezembro o prazo para o cumprimento do acórdão com o Tribunal de Contas da União (nº 484/2021), que exige a operacionalização de todos os processos administrativos da universidade em meio eletrônico. A partir desta data, não serão mais abertos processos em papel na UFF.

Disponibilizamos abaixo orientações para o usuário que necessitar abrir algum tipo de processo que, porventura, não esteja relacionado no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Como abrir um processo administrativo a partir de 20/12/2024?

1. Acessar a página www.uff.br/sei e verificar na seção de material de apoio se o processo que você precisa abrir encontra-se na listagem;
2. Caso esteja, basta seguir os trâmites descritos na página do processo. Lá estão disponíveis o fluxo, base de conhecimento e orientações específicas de cada processo;
3. Caso não esteja, é necessário realizar a abertura do processo via unidades protocolizadoras (https://www.uff.br/sei/unidades-protocolizadoras/). Para realizar a abertura desses processos que não estão no SEI, o usuário deverá comparecer presencialmente na unidade protocolizadora ou utilizar o Protocolo Gov.Br da UFF;
4. Será utilizado um requerimento geral padronizado para a abertura do processo, que será disponibilizado na página www.uff.br/sei.
5. Guarde o número do processo aberto. É possível acompanhar o andamento pelo link: SEI – Pesquisa Pública (uff.br)

Orientações para Pró-reitorias, Superintendências e Direção de Unidades

Ao longo do tempo, a UFF vem empreendendo grandes esforços para realizar o mapeamento dos processos antes de sua implantação no SEI, visando uma operação mais eficiente e orientada para a qualidade. 

Agora é preciso nos planejar para garantir um procedimento organizado para viabilizar a tramitação eletrônica de processos administrativos que, porventura, não tenham sido integrados ao SEI até 20/12/2024. Seguem algumas orientações:

1. Os processos que não forem integrados ao SEI até 20/12/2024 só deverão ser abertos pelas unidades protocolizadoras (https://www.uff.br/sei/unidades-protocolizadoras/). Para realizar a abertura desses processos, o usuário deverá comparecer presencialmente na unidade protocolizadora ou utilizar o Protocolo Gov.Br da UFF.;
2. Será utilizado um requerimento geral padronizado, que será disponibilizado na página www.uff.br/sei. Não serão aceitos requerimentos específicos de cada área;
3. Os processos abertos pelas unidades protocolizadoras serão sempre enviados para a uorg hierarquicamente superior da unidade (Direção de unidade acadêmica, Pró-reitoria e Superintendência), por isso reforçamos a necessidade de que os servidores lotados nestas unidades sejam orientados a encaminhar os processos recebidos via SEI para as unidades responsáveis em tempo hábil;
4. Os processos físicos já existentes, que não tiveram seus fluxos devidamente mapeados e integrados ao SEI, não serão convertidos para o SEI.
5. A partir do dia 20/12/2024, as áreas que identificarem eventuais processos que ainda não tiveram seus fluxos mapeados devem abrir um chamado de solicitação de implantação de processo no SEI, no Citsmart UFF, conforme tutorial disponível aqui.