As Avaliações de Desempenho dos técnico-administrativos da UFF devem ser realizadas por meio de reuniões de feedback, ou devolutivas, entre o servidor e sua chefia imediata, tendo como referência o cumprimento do Plano de Trabalho estabelecido para o período avaliativo correspondente. Essa diretriz foi estabelecida pela IS PROGEPE nº 002, de 20/01/2021.
Apesar dos desafios enfrentados durante o período de trabalho remoto imposto pela pandemia, esse momento foi essencial para a implementação e o amadurecimento de novas formas de interação entre servidores e chefias e suas relações com o trabalho, garantindo-se o desempenho institucional esperado por meio do acompanhamento do desempenho do servidor de forma remota, mas assertiva.
Sem dúvida, o cenário atual é de uma Instituição muito mais preparada e amadurecida para o Programa de Gestão, com destaque para as modalidades de teletrabalho integral e parcial, cujo processo avaliativo considerará as ações realizadas de forma remota. Saiba mais na IN nº 28 de 12/05/2022.
É fundamental ressaltar que o cumprimento das metas estabelecidas e a qualidade das entregas das atividades pactuadas no Programa de Gestão, a serem periodicamente analisadas pela chefia imediata dos participantes, não exclui os procedimentos relativos à elaboração do Plano de Trabalho e à realização da Avaliação de Desempenho realizados por meio do Sistema SISAD nos períodos avaliativos.
Confira aqui algumas dicas e orientações para uma melhor realização do feedback à distância:
A comunicação se constitui como um dos fatores-chave para manter uma equipe engajada, motivada e em constante desenvolvimento, mesmo trabalhando de casa. Quando não há um diálogo sobre o que precisa ser melhorado e o que está indo bem, é natural que o sentimento de insegurança fique cada vez mais forte, impactando no desempenho e na performance do trabalho executado. Esta realidade se aplica tanto ao trabalho presencial como ao trabalho realizado fora das dependências da Universidade. A seguir, registramos um rol de sugestões para gestores e servidores que podem favorecer o feedback realizado à distância.
1) Naturalizar o feedback – por ser uma importante ferramenta de integração entre gestor e equipe, a indicação é de que não fique restrito apenas ao momento específico da avaliação de desempenho. A análise do trabalho e a frequência das devolutivas positivas e daquelas indicativas de melhorias devem ocorrer na medida em que as atividades são realizadas.
2) Expressar uma análise ampla – a conversa deve reforçar comportamentos positivos dos atores envolvidos e alertar sobre comportamentos negativos que podem atrapalhar a performance, de preferência com exemplos práticos. Anotações prévias das situações de bom desempenho e daquelas que demandam melhorias tendo como exemplos ações práticas ajudam nesse processo. É preciso detalhar o que mudar e como fazer.
3) Apresentar as expectativas com clareza – a comunicação assertiva e a transparência são os segredos para que todos entendam o que precisa ser feito, quando e como. O que você diz pode não ser entendido da forma que você espera, portanto, certifique-se de sempre confirmar que sua mensagem foi compreendida e seja o mais explicativo e detalhista possível. Essa postura vai evitar equívocos, conflitos e frustrações.
4) Ser acessível – quando não se trabalha o tempo todo no mesmo espaço físico, há menos momentos para troca de informações e para a interação no trabalho, de forma que muitas dúvidas podem surgir. Esteja sempre acessível, aberto ao diálogo e ao esclarecimento de dúvidas, pois essa postura vai fortalecer a relação de confiança que o trabalho à distância demanda, além de melhorar os resultados obtidos.
5) Promover e participar de reuniões periódicas – a tecnologia pode ser uma aliada para trazer proximidade e conexão entre os membros das equipe. As reuniões por videoconferência são essenciais para a abordagem coletiva sobre o planejamento, execução e controle das atividades a serem realizadas ou em desenvolvimento, bem como para garantir aos membros da equipe o compartilhamento de suas percepções. Esses momentos são importantes para manter a integração e o engajamento, conferindo uma sensação de pertencimento ao grupo.
6) Dar espaço para o diálogo – a participação e a expressão das perspectivas de cada membro da equipe deve ser estimulada de forma continuada. Uma escuta acolhedora e empática garante um espaço colaborativo e de propostas positivas.
7) Buscar o feedback, ainda que não esteja no papel de chefia – muitas chefias têm dificuldade em dar feedback, seja positivo ou para indicar a necessidade de melhorias no desempenho do servidor. Quando identificada pelo servidor a necessidade de receber feedback, é importante deixar clara à chefia essa demanda. O ideal é que o servidor escolha um momento apropriado, evitando períodos de alta demanda, reservando meia hora em sua agenda, preferencialmente em comum acordo com a chefia. Outra alternativa é solicitar que a chefia permaneça alguns minutos a mais com privacidade após uma reunião de equipe, para tirar dúvidas e pedir orientações sobre determinada atividade.
Como o servidor deve se preparar para o feedback:
1) Avalie seu próprio comportamento, o cumprimento do pactuado no Plano de Trabalho e suas expectativas para o momento de feedback;
2) Defina que tipo de suporte precisa da chefia e da equipe para apresentar melhor desempenho;
3) Prepare-se para ouvir a verdade, encarando de forma madura eventuais críticas e buscando não compreendê-las como pessoais, mas tão somente como aspectos do cotidiano laborativo que precisam ser desenvolvidos;
4) Evite tensionar o momento, apresentando sua perspectiva de maneira assertiva, empática e cordial, baseada em argumentos e exemplos;
5) Faça anotações dos aspectos relevantes para posterior reflexão e estabelecimento de estratégia para a solução;
6) Elabore um plano de ação para seu desenvolvimento.
Motivos identificados para a não realização do feedback durante o período de trabalho remoto:
A Divisão de Gestão de Desempenho identificou os principais motivos registrados a seguir para a não realização de feedbacks nas avaliações encaminhadas durante o período de trabalho remoto:
“O trabalho remoto limita a comunicação mais eficiente”
“Divergência de horário no momento da avaliação”
“Não houve tempo hábil”
“Excesso de trabalho e responsabilidades”
Este é um novo momento em que certamente a Instituição está mais preparada para a realização cada vez mais apropriada do processo avaliativo, ainda que as dificuldades do cotidiano possam, por vezes, subdimensionar a relevância desta importante ferramenta de gestão. Cabe a cada ator envolvido no processo a responsabilidade pelo fortalecimento do feedback efetivo, continuado e verdadeiro, entendendo esse processo como uma estratégia na construção de uma gestão democrática e participativa entre chefias e servidores, o que traz benefícios para o desenvolvimento das equipes e da Instituição.
Em caso de necessidade de orientações e de maiores esclarecimentos quanto ao feedback no processo avaliativo, a Divisão de Gestão de Desempenho se encontra à disposição. O contato deve ser realizado pelo e-mail: dgd.cpta.progepe@id.uff.br