Tramitação realizada pelo SEI é mais rápida que o prazo previsto em normativa interna
No final de outubro, a Comissão Permanente de Flexibilização recomendou a aplicação da jornada de trabalho de 30 horas semanais a 12 unidades organizacionais da Universidade Federal Fluminense. Dos 35 processos avaliados, 12 foram deferidos e 23 indeferidos; outros 25 aguardam diligências para entrar na pauta. Dos que possuem decisão definitiva, 34,28% foram autorizados. A comissão têm emitido parecer em menos de 30 dias, prazo previsto na Norma de Serviço 672. O fluxo de trabalho foi agilizado pela digitalização dos trâmites no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que foi uma prioridade da administração por ser um processo de grande interesse dos servidores.
A comissão está aberta a soluções e vem buscando aprender com boas experiências de outras universidades. Os atendimentos e dúvidas são feitos através de formulário no site. O presidente esteve em mesa de conversa com o Sindicato dos Trabalhadores em Educação da Universidade Federal Fluminense para colher sugestões. O próximo desafio é manter o ritmo de avaliações a partir do aumento esperado nas submissões.
A Comissão Permanente de Flexibilização é composta integralmente por técnicos-administrativos da UFF, nomeados pela Portaria 64.061, incluindo servidores das unidades administrativas, acadêmicas e do Hospital Universitário Antonio Pedro. A tramitação é transparente e aberta, podendo ser consultada por todos no site. Os membros se reúnem semanalmente, todas as segundas-feiras entre 13h e 17h para avaliar os processos de acordo com a ordem de submissão e realizar outras diligências, como visitas in loco.
O presidente da Comissão, Carlos Alberto Belmont, enfatiza que esse é um trabalho bastante desafiador e que demanda grande envolvimento dos membros. “Não temos somente as atividades das reuniões nas tardes de segunda-feira, temos também visitas técnicas, elaborações de relatórios e analise de prévia de processos. A comissão tem trabalhado de forma bastante empenhada para analisar os processos. Estamos dispostos a aprender com outras universidades a melhorar esse processo”, afirma Carlos.
Segundo ele, o retorno tem sido muito positivo. “A nossa experiência tem sido de perceber que as unidades flexibilizadas, a partir de relatos, que os servidores têm mais qualidade de vida e tem trabalhado de forma mais harmônica, ampliando o horário de prestação de serviços ao público”, afirma.
A Secretaria Geral de Graduação do Instituto de Ciências Humanas e Filosofia foi um dos primeiros setores flexibilizados. Segundo o assistente administrativo do ICHF, William Magalhães, a mudança foi positiva. “Primeiramente pela extensão do período de atendimento e pela não interrupção do funcionamento durante os afastamentos legais. Em segundo lugar, há um fator subjetivo. Foi no convívio que acabamos identificando problemas em comum no dia a dia do trabalho, e que nos levou a pensarmos juntos em soluções”, detalha William.
O trabalho da comissão
A Comissão de Flexibilização existe desde outubro de 2018. Em seus primeiros meses de atuação, ela analisou normativas e processos de outras universidades federais para elaborar a Norma de Serviço 672 e as instruções do regimento interno. A partir de maio de 2019, consolidou a rotina de avaliação das requisições das unidades organizacionais. A comissão se reúne todas as semanas, segunda-feira à tarde. As análises estão sendo realizadas em menos de 30 dias, abaixo do tempo prazo previsto na Norma de Serviço 672. “É um trabalho que vem sendo feito de forma bastante profissional e com bastante dedicação”, conta Carlos Belmont.
A comissão trabalha a partir do processo instituído no SEI. A pauta de análise é construída pela ordem de submissão à comissão e a aprovação se dá por maioria simples dos votos. Esse é um procedimento muito importante, na medida em que a Universidade tem um funcionamento diferente de outros órgãos do serviço público. “Há setores que trabalham nos três turnos, atendem aluno em horários variados, em suma, reúnem características para a flexibilização”.
Critérios e restrições federais
A avaliação leva em conta os seguintes fundamentos: se há possibilidade legal e necessidade de atendimento ao público externo, salas unificadas e estrutura de guichê, quantitativo mínimo de servidores suficiente para suprir ausências e afastamentos, adequação entre as atividades do plano de trabalho e as do Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação, instrução processual completa com todos os documentos e adequação às legislações nacionais, como o Decreto 1590/95 e a Instrução Normativa 02.
O público é tipificado pela Nota Técnica do Ministério da Economia como comunidade externa, ou seja, não considera professores e técnicos, mas alunos e público externo em geral. “Essa nota, publicada em maio desse ano, veda a flexibilização para atendimento ao publico interno. O Ministério determina que esse atendimento externo deve ser dedicado e presencial, sem considerar por email ou telefone, por no mínimo 12 horas ininterruptas ou trabalho noturno”, elucida Carlos.
Além disso, outras publicações governamentais, como a Instrução Normativa 02/2018 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão/Secretaria de Gestão de Pessoas restringem a concessão da flexibilização. Carlos enfatiza que enquanto essas restrições estiverem em vigência, devem ser aplicadas seguindo o princípio da estrita legalidade. “A gente discorda dessas normativas, mas somos obrigados a cumprir. Então, um caminho seria a revisão da legislação para que haja uma margem maior de discricionariedade do dirigente máximo para conceder jornada flexibilizada aos setores. Isso passaria pela revisão da IN 02 e uma mudança no perfil de flexibilização que os órgãos de controle tem interpretado”, sugere o presidente da Comissão.
Reestruturação administrativa
Em 31 de julho de 2019, foram extintas todas as funções gratificadas (FG’s) de níveis 4 a 7. Essa medida atingiu 355 funções da Universidade Federal Fluminense. Ao mesmo tempo, as Unidades Organizacionais (UORG’s) vinculadas às FG’s também deixaram de existir. Para se adequar à decisão do Poder Executivo, a Pró-Reitoria de Planejamento está realizando a reestruturação e padronização administrativa da UFF.
Naturalmente, essa decisão impacta o trâmite da flexibilização. Por conta desse decreto, é importante que as unidades, antes de submeter o processo, façam uma reestruturação administrativa interna para reunir as condições tanto ambientais de espaço físico, estrutura de atendimento, quanto de carta de serviços à disposição do usuário, para requerer a flexibilização de forma mais fundamentada. “Isso pode ser um fator de auxílio para que haja possibilidade maior de flexibilizar”, orienta Carlos.
Flexibilização no ICHF
Um caso bem sucedido de reorganização administrativa e flexibilização da jornada de trabalho foi a unificação das secretarias de graduação do Instituto de Ciências Humanas e Filosofia (ICHF). Isso foi feito a partir do mapeamento das funções das secretarias das coordenações de curso e compartilhamento dessas atividades entre os servidores, que passaram a dividir um mesmo espaço físico.
De acordo com o assistente administrativo do ICHF, William Magalhães, a reforma administrativa foi fundamental para ampliar a prestação dos serviços de forma contínua e dedicada. “A Secretaria Geral de Graduação (SGG) já estava rendendo frutos porque se entendia que era preciso melhorar a qualidade dos serviços prestados à sociedade, princípio que deve orientar as instituições públicas. É claro que, do ponto de vista do servidor é interessante a jornada de 6h, mas é também interessante para a Universidade, na medida em que os servidores de mostram mais satisfeitos e, consequentemente, tendem a se comprometer ainda mais com o projeto. Entendo que a flexibilização aumenta a produtividade, tanto dos servidores, quanto do próprio setor, e isto é do interesse da administração pública e da sociedade”, comenta William.
Aprendizado com outras universidades
Desde o princípio, a Comissão têm estudado e entrado em contato com outras universidades que já implementaram a flexibilização. “Houve uma audiência sobre ponto eletrônico e vimos a experiência exitosa da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), que já mapeou toda a instituição e definiu os setores flexibilizados. O próprio TCU recomendou que as universidades seguissem o exemplo da UFES como boa prática de gestão. Então, temos mantido um contato muito próximo com a comissão de flexibilização da UFES”.