Baixo orçamento para a realização de atividades internas, alto índice de evasão escolar e número reduzido de servidores para as demandas da área são algumas das questões que podem ser apontadas no Plano de Desenvolvimento da Unidade, o PDU. Anualmente, existe uma necessidade institucional para que as Unidades Acadêmicas e Administrativas se empenhem na construção ou na revisão desse instrumento de gestão organizacional.

Você, técnico administrativo ou docente, já foi convocado para fazer parte de alguma comissão para reunir as informações pertinentes ao planejamento da sua área? Chefias, vocês já compartilharam o Guia de Elaboração do PDU para os servidores do seu setor? Essa é uma excelente oportunidade para que todas as unidades da UFF se organizem e trabalhem em cima dos desdobramentos das metas do PDI, com vigência até o próximo ano. Aproveite para sanar as suas dúvidas na entrevista realizada com a equipe da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan)

1) Qual é a média de envolvimento dos setores da UFF no preenchimento do PDU anualmente?

Nos últimos anos, temos observado uma melhor compreensão das unidades quanto ao  desenvolvimento do PDU. Se pensarmos nas áreas administrativas da Universidade, atualmente, cerca de 70% já elaboraram ou estão elaborando os seus planejamentos, bem como designando comissões para dar início ao processo. Considerando que estamos na metade do ano, esses números são bem significativos.

Já nas unidades acadêmicas, o cenário ainda é insatisfatório. Das 42 unidades, cerca de 50% ainda não iniciaram a elaboração do PDU ou não reportaram o status à Proplan. A média ainda está abaixo do esperado. Precisamos de um maior engajamento das áreas. A Proplan continua ativa no seu propósito de elucidar as dúvidas e contribuir para o desenvolvimento dos PDUs. Para conferir em detalhes os números acima, acesse o Controle de status de elaboração dos PDUs, na página da Proplan. Caso necessite reportar o status do PDU de sua Unidade, é só enviar email para pamelladrummond@id.uff.br

2) Por que é tão importante que as unidades acadêmicas e administrativas se organizem e preencham o PDU?

Um dos principais objetivos do PDU é o desdobramento dos objetivos estratégicos do PDI em ações táticas, ou seja, é estabelecer um planejamento de ações capazes de ajudar a unidade no alcance dos objetivos do PDI. Além disso, o PDU auxilia na otimização de recursos físicos e financeiros, de tempo e esforço dos servidores e também visa o aumento da eficiência e eficácia do trabalho rotineiro. Isso ocorre pois durante a elaboração do PDU a unidade identifica seus principais problemas, analisa as causas raízes e alcança a visibilidade das ações que são capazes de fazer a diferença na gestão. A ideia é estimular uma atuação mais focada e estratégica e menos reativa, de forma a não só “apagar incêndios” no dia a dia.

Vale lembrar que, ao elaborar o PDU, a unidade deve considerar: o PDI como direcionador das ações táticas do PDU, o resultado do diagnóstico aferido pelas ferramentas disponíveis no Guia PDU e demais ações de melhorias que achar necessário. Além disso, é fundamental que as ações propostas sejam claras, executáveis e mensuráveis.

3) Quais são os reflexos do PDU no ambiente de trabalho e na execução das atividades realizadas pelos servidores?

Para as equipes, o maior benefício é promover uma consciência coletiva e uma visão sistêmica da unidade. Além disso, em função da determinação clara de papéis e responsabilidades, a comunicação interna também é facilitada.

Já em relação à eficiência administrativa, o planejamento tático amplia a visibilidade sobre desafios e oportunidades para alcance de seus objetivos, aumenta a capacidade gerencial para tomada de decisões, auxilia na gestão de riscos, promove a transparência e melhora o relacionamento da unidade com seu ambiente externo.

4) Quais informações são primordiais e devem constar no plano?

A primeira coisa que as unidades devem perceber é que os indicadores e metas a serem considerados no PDU devem ser mensuráveis e viáveis. Ou seja, devem ser possíveis de serem alcançados e medidos. Não é recomendável inserir objetivos inatingíveis ou fora da realidade do setor. Se um dos pontos negativos internos da área, por exemplo, é a falta de pessoal, o redimensionamento e a capacitação da força de trabalho pode ser um caminho adequado, a curto prazo, para atender as necessidades. Logo, é fundamental que a unidade tenha clareza de seus principais desafios e problemas, de fatores positivos e negativos internos e externos à unidade que possam afetar seu desenvolvimento.

5) Qual o papel da gestão, no exercício de funções da Proplan, para auxiliar as unidades na elaboração do PDU e para contribuir para o fortalecimento da áreas quando observarem fraquezas e pontos negativos?

A Proplan tem o papel de orientar a elaboração do PDU sanando as dúvidas técnicas da Unidades no que se refere aos temas como planejamento, indicadores e metas. É importante que sejamos acionados caso a unidade identifique riscos operacionais ou de integridade em seus processos. Devem ser reportadas práticas capazes de expor a universidade a vulnerabilidades ou inconformidades diante das leis, INs e dos órgãos de controle.

A Pró-reitoria também tem a função de aplicar instrumentos e metodologias que minimizem e tratem riscos operacionais e de integridade, além de monitorá-los conforme orientação dos órgãos de controle.

Para isso, entre contato com a servidora Pamella Drummond através do e-mail pamelladrummond@id.uff.br.

7) Após o preenchimento do PDU, existe algum monitoramento quanto à execução dos objetivos e metas traçados?

Sim. O Plano de Ações, Indicadores e Metas (plano tático) deve ser monitorado conforme metodologia disponível no Guia PDU e de acordo com a periodicidade definida pela unidade.  No PDU da Proplan, por exemplo, foi estabelecido um monitoramento mensal por meio de reuniões com todos os líderes e com os membros da comissão de elaboração do PDU. Além disso, é o momento e o lugar onde são verificados os status das ações planejadas e medida a sua performance. Para mais informações sobre o PDU, acesso ao guia para elaboração e outros dados, confira a página da Proplan: https://www.uff.br/?q=pdu-uff