A Universidade Federal Fluminense está a um passo de entrar em uma nova era na sua rotina de trabalho com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os principais objetivos da plataforma digital são agilizar a tramitação e o desempenho dos processos na UFF, aumentando a celeridade, produtividade, transparência e a satisfação do usuário. O uso do sistema representará não só a ampliação da sustentabilidade ambiental, como também a redução de custos no setor público, uma vez que tem como meta eliminar o papel como suporte físico para documentos institucionais nos diferentes setores da universidade. O sistema será implantado até o próximo mês de outubro, conforme estabelecido pelo Decreto 8539/2015.
Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, sediado em Porto Alegre (RS), o SEI disponibilizará informações em tempo real e introduzirá práticas inovadoras no setor público. A plataforma engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa e a transparência. Além disso, a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Para a implantação do novo sistema, a UFF criou uma comissão formada por representantes das pró-reitorias, superintendências e Hospital Antônio Pedro. De acordo com a presidente da comissão do SEI, a superintendente de Documentação, Déborah Motta Ambinder, os principais benefícios do sistema para a universidade são a redução do uso de papel nas áreas administrativas da UFF, a otimização das rotinas de trabalho, possibilitando a colaboração entre os setores, a sistematização dos procedimentos e a melhoria da gestão da informação na instituição, a automatização da geração de relatórios e estatísticas sobre os documentos administrativos, facilitando assim a produção de informações e a gestão de processos.
Já na opinião do superintendente de Comunicação Social da UFF, João Fanara, também integrante da comissão, o desafio será despertar o interesse do servidor pelo novo sistema e levá-lo a uma mudança de hábito. “O processo em papel ainda é um fetiche. Muitos preferem manuseá-lo, achando que com isso a tramitação se dará de forma mais rápida e segura. Ao contrário, com o passar do tempo, o excesso de papelada acaba atrasando o trabalho e aumentando a burocracia”, explicou.
Vantagens
A utilização do SEI traz uma série de benefícios: é 100% virtual e pode ser acessado remotamente por meio dos principais navegadores do mercado. O usuário poderá navegar por diferentes tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones com suporte para diversos sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android), possibilitando o trabalho remoto.
Para a gerente do Protocolo Geral (Gerência Plena de Comunicações Administrativas – GPCA), Eliana de Oliveira Ramos, a implantação do SEI significa a modernização da gestão e dos fluxos de trabalho, garantindo uma mudança na cultura dos servidores, que em breve substituirão o processo em papel pelo meio digital.
Outro benefício é o acesso do usuário externo, gerenciando a navegação e permitindo que ele tome conhecimento dos documentos e, por exemplo, assine remotamente contratos e outros tipos de processos, com absoluta segurança. O SEI também administra a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos. Segundo a gerente financeira da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), Márcia Rainha Isaías Cordeiro, o novo sistema representará não só a economia de recursos, como a agilidade administrativa e confiabilidade na aquisição de produtos e serviços.
A implantação do SEI possibilitará que a tramitação dos documentos ocorra em vários setores da UFF ao mesmo tempo, incorporando um novo conceito de processo eletrônico, que rompe com o curso linear tradicional, inerente à limitação física do papel. Assim, vários setores poderão ser mobilizados para tomarem providências e manifestarem-se simultaneamente, trazendo celeridade para os trâmites processuais.
Além dessas vantagens, o sistema trará outras funcionalidades específicas que facilitarão a gestão dos processos, como o controle de prazos, histórico de tramitação, pesquisa, acesso externo, entre outros. Para a servidora Sandra Lúcia de Souza Quelhas, há 24 anos no Setor de Registro Escolar da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), a chegada do SEI representa um sonho realizado. “Lidei com papel praticamente a vida inteira, mas antes de me aposentar vou viver um novo tempo”, enfatizou. Já o prestador de serviço Leandro Recuengo e a bolsista Amanda Marinho, ambos do protocolo da Prograd, são unânimes: “É o fim do acúmulo de papel!”
De acordo com Déborah Ambinder, a decisão de incorporar o SEI foi tomada pela Administração Central, em conjunto com os Comitês de Governança, Gestão da Informação, Pró-Reitorias e Superintendências, que passarão a adotar o sistema no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN) juntamente com todas as unidades da universidade. “Esta, por sua vez, é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura de processo administrativo eletrônico do governo”, afirmou.
O vice-presidente da comissão, coordenador de Desenvolvimento de Sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação, Thiago de Souza Diogo, esclarece que o PEN, coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), servirá de base para o Projeto UFF Digital. “A medida tem como objetivo a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho na instituição, a conscientização da comunidade universitária para a utilização mínima do papel como documento, bem como reforçar as vantagens do uso do meio eletrônico para o desenvolvimento dos processos no âmbito da administração pública federal”, concluiu.
A Escola Nacional de Administração Pública (Enap), em parceria com os Correios oferece cursos on-line sobre o SEI, com o objetivo de capacitar servidores públicos do Executivo, Legislativo e Judiciário e de outras esferas de governo para utilizarem o sistema. O próximo módulo à distância ocorrerá de 25 de abril a 15 de maio. Para outras informações, acesse https://goo.gl/qlkCGi.