A UFF se alinha às melhores práticas globais para a democratização do acesso à informação e cria o seu Sistema de Transparência, que disponibiliza informações de diversas áreas da universidade em um só portal e em tempo real. O objetivo é promover a transparência organizacional ativa, no modelo governamental de dados abertos. Com a iniciativa, ainda rara entre as universidades brasileiras, a UFF atende também às diretrizes da Lei de Acesso à Informação (12.527/2011), que decreta que “a publicidade é a regra, o sigilo é a exceção”.
O Sistema de Transparência da UFF extrai indicadores de 11 bases de dados de sistemas corporativos da própria universidade, de áreas como Graduação, Pós-Graduação, Produção Científica, Gestão de Pessoas, Restaurantes Universitários e acompanhamento de Processos Administrativos, entre outros. O sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo com acesso à internet e permite a geração e exportação de dados em formatos acessíveis a qualquer usuário, como Excel e PDF. A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), que administra o portal, não gera dados por si mesma, mas cria e gerencia os sistemas que são alimentados com dados das áreas específicas.
Houve o cuidado de considerá-lo a partir do olhar do gestor, do professor, do aluno e do funcionário técnico. Esses públicos têm olhares diferentes e necessidades específicas.” – Glória Damasceno.
Os indicadores são divulgados em tempo real, ou seja, os dados são expostos exatamente como estão no momento em que são buscados – por exemplo, o número de alunos ativos é obtido a partir dos lançamentos nos diários de classe dos professores; o número de professores é gerado a partir do que é preenchido no Relatório Anual de Docentes (RAD). Cada informação conta com a fonte de onde foi extraída, junto à respectiva data da última atualização.
Para a gerente do projeto, Glória Damasceno, analista de TI da STI, os dados disponíveis em tempo real no sistema podem ser utilizados como uma ferramenta de apoio às decisões gerenciais e ao planejamento institucional, além de estimular uma cultura de governança corporativa na UFF. “Temos buscado maior maturidade na gestão de dados e governança na STI. E é interessante estimular isso na universidade de uma forma geral, uma vez que nós só gerenciamos o que podemos medir”, argumentou.
Completam a equipe que elaborou o sistema de transparência o analista de TI Thiago Nazareth e os bolsistas Thiago Ururai, Daniel Pinheiro e Lorena Costa. No processo de construção do portal, foram envolvidos representantes da pró-reitorias e unidades com quem o grupo interagiu para saber a melhor forma de exibir os dados. “Como é um sistema que serve a todos, durante a elaboração, houve o cuidado de considerá-lo a partir do olhar do gestor, do professor, do aluno e do funcionário técnico. Esses públicos têm olhares diferentes e necessidades específicas”, explicou Glória. “O trabalho foi prazeroso não só por prestarmos um serviço útil para a universidade, como também por estimularmos a transparência e a melhoria da cultura organizacional na UFF”, acrescentou.
Para o coordenador de governança da STI, Henrique Uzêda, a principal contribuição do projeto é dar visibilidade ao tamanho da universidade, uma das maiores do Brasil. “Com essa ferramenta, a pessoa que a utiliza tem à mão, diariamente, informações fundamentais para dimensionar o porte da universidade, seja em número de projetos, de alunos, professores, artigos e produtos gerados. E não menos importante: cada gestor pode levar os números para suas reuniões, gerar relatórios rapidamente e em formatos que se pode facilmente compartilhar”, avaliou.
Como surgiu o portal de transparência
Henrique Uzêda conta que o projeto foi inicialmente denominado de Sistema de Gestão de Indicadores (SGI), e ganhou, em 2015, o nome de Sistema da Transparência, centralizando dados que antes estavam dispersos em outros setores e sites. A iniciativa surgiu no início de 2014, a partir de uma demanda do então pró-reitor de Pós-Graduação, Pesquisa e Inovação, Antonio Claudio da Nóbrega, atual vice-reitor. Nóbrega solicitou um amplo levantamento para definir e mapear informações essenciais sobre a UFF, que pudessem ficar disponíveis em uma página pública na web. Foi, então, criado um grupo de trabalho para definir os indicadores prioritários, com a participação de representantes das pró-reitorias, da STI, e da professora Martha de Luca, assessora do Gabinete da Reitoria.
Uzêda explica que, como o sistema é dinâmico e está em constante atualização, outros indicadores deverão ser agregados gradualmente. “Priorizamos o que pudesse ser extraído das bases de dados que estavam hospedadas na STI, ou seja, indicadores que a superintendência controla e consolida com maior segurança. A ideia é que, com o portal já em funcionamento, haja um estímulo ao aprimoramento, com o preenchimento de outros dados que o sistema não abarque atualmente”.
Para acessar o Sistema de Transparência da UFF, clique em:
A UFF > Transparência