A Universidade Federal Fluminense avança em mais uma ação efetiva de transformação digital. No dia 29 de abril, foi concluído o primeiro processo de registro e expedição de Diploma Digital de curso de graduação da UFF, em uma ação integrada com envolvimento do Sistema Acadêmico da universidade, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa, visando segurança, confiabilidade e transparência na emissão dos documentos
A iniciativa está em conformidade com as normativas do Ministério da Educação que tratam do tema, e outras, que garantem a existência, emissão e armazenamento integralmente digitais, conferindo a mesma validade jurídica de documentos emitidos em suporte físico. O trabalho de implementação do Diploma Digital na UFF garante a expedição e o controle totalmente online dos principais documentos da graduação: o diploma e o histórico escolar. Em linhas gerais, o projeto consiste em organizar e tratar os registros acadêmicos, realinhar rotinas administrativas, validar processos e implantar funcionalidades em sistemas de tecnologia da informação utilizados pela Universidade para expedir a documentação acadêmica, em conformidade com a legislação e com o devido controle e rastreabilidade exigidos.
Alexandra Anastacio, Pró-Reitora de Graduação, destaca que a implementação do diploma digital na UFF faz parte do processo de transformação digital na graduação que iniciou há cerca de 2 anos e contou com a liderança da Reitoria e a atuação articulada e dedicada de servidores técnico-administrativos da PROGRAD e da STI. “Nossa universidade está sendo pioneira na digitalização de processos de registro, emissão e assinatura de documentos acadêmicos, em substituição ao suporte físico, em papel. Tudo isto confere transparência e rastreabilidade ao processo como um todo. Além disto, a comunidade em geral, em especial os estudantes e Coordenações de Curso, não precisarão se deslocar para a retirada do diploma de graduação em papel. O estudante poderá acessar, na palma da mão, o seu diploma emitido no formato digital, com segurança e validade garantidas”, afirma Anastacio.
A facilidade na emissão do diploma é o grande ganho desse projeto, algo reconhecido pelos estudantes que já se beneficiaram com a ação, como Guilherme Dutra dos Santos, egresso do curso de Administração, de Volta Redonda . “Acredito que a facilidade do Diploma Digital traz muito conforto para o graduando e comigo foi exatamente esse sentimento ao receber o meu. A UFF é, sem dúvidas, uma das maiores conquistas da minha vida, onde estruturei minha base profissional, tive contato com professores de extrema qualidade e onde criei conexões que levarei pelo resto da minha vida. Só quem vive os desafios sabe do orgulho de ter em mãos o seu sonhado diploma”, comemora o discente.
A expedição de diplomas digitalmente exige o cumprimento das diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional ao documento. Segundo o Superintendente de Tecnologia da Informação, Hélcio Rocha, o sistema é altamente confiável e segue todos os protocolos para garantir a segurança da informação do interessado. “O sistema de diploma digital da UFF, integrado à solução RNP, permite a emissão e autenticação dos diplomas em formato digital o que proporciona mais agilidade e segurança através do uso de assinatura eletrônica em certificados digitais da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que visa a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos. Além disso, no Portal do MEC é possível verificar a conformidade do diploma digital emitido pela Instituição. A integração dessas tecnologias representa um avanço no combate a fraudes”, complementa Nubia Rosa, Gerente de Escritório de Projetos da STI.
Para Leilane Paiva, Chefe da Divisão de Controle de Certificados e Diplomas da Prograd, “desafio” foi a palavra-chave da implementação do Diploma Digital. “O diploma digital, que hoje é uma realidade para os egressos da Instituição, foi um grande desafio para as equipes da PROGRAD e STI, que empenharam muito esforço e dedicação no projeto. Essa modernização torna o processo mais seguro, transparente e ágil, como a confirmação de autenticação, por exemplo. Além de ser um documento permanente que o interessado poderá baixar sempre que precisar.”
Por se tratar de uma grande mudança interna, a emissão da documentação acadêmica – diploma e histórico escolar – em formato físico ficou interrompida temporariamente para adequação à legislação e posterior retomada, agora em formato digital. No momento, há uma fila para expedição, orientada pela ordem de realização das colações de grau. Tão logo a documentação acadêmica seja expedida, o titular da mesma receberá uma mensagem de notificação no e-mail @id.uff.br.
Para mais informações, acesse o FAQ com as perguntas mais frequentes sobre o tema: https://www.uff.br/?q=diploma-digital
Passo a passo para o acompanhamento da emissão do Diploma Digital
Depois de já ter sido conferida e validada a documentação requerida para a colação de grau, o estudante poderá acessar o Sistema Acadêmico – Diploma – https://app.uff.br/graduacao/diploma/ e acompanhar a emissão do diploma digital. O Diploma Digital será disponibilizado no Sistema Acadêmico, que também enviará um e-mail automático ao titular do documento.
Os (as) egressos (as) com Diploma Digital emitido poderão validar o arquivo XML no Portal do MEC – https://validadordiplomadigital.mec.gov.br/diploma . A validação também poderá ser feita no Sistema da UFF – https://app.uff.br/graduacao/diploma/validacao_diploma . Aqueles (as) que tiverem interesse em obter uma versão física do documento, poderão imprimir a Representação Visual do Diploma Digital disponibilizada, com QR Code, ou poderão solicitar à Universidade a impressão em papel especial. Neste último caso, os (as) interessados deverão aguardar a divulgação de orientações específicas sobre o procedimento na página da UFF.
Histórico de implantação do Diploma Digital na UFF
Para regular e sustentar as decisões institucionais, os processos de trabalho e rotinas administrativas adotadas a partir da legislação superior, foram publicados, em março, três atos normativos principais, pois parte dos processos já foram iniciados, em fase de estabilização, em 14 de março. São eles:
PORTARIA UFF Nº 68.319 de 11 de março de 2022, que dispõe sobre a emissão em formato digital de diplomas de cursos de graduação no âmbito da Universidade Federal Fluminense.
Instrução Normativa PROGRAD/UFF nº 27 de 10 de março de 2022, que estabelece os procedimentos administrativos para a validação de registros acadêmicos, colação de grau e diplomação no âmbito da graduação da Universidade Federal Fluminense.
Instrução Normativa PROGRAD/UFF nº 28 de 10 de março de 2022, que dispõe sobre a expedição e o registro de diplomas de cursos superiores de graduação no âmbito da Universidade Federal Fluminense.
Conheça a equipe responsável pelo desenvolvimento projeto no anexo abaixo.