A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC) realizará no dia 26 de maio, terça-feira, às 10h30, no Centro de Reciclagem Rio (CRR), Rua Barão de São Gonçalo, 311, Neves, São Gonçalo, o primeiro ato de eliminação física de documentos constantes de listagens aprovadas pelo Projeto de Extensão de Gestão de Resíduos – Programa de Ações Sustentáveis na UFF, por meio do convênio firmado entre a universidade e a Cooperativa de Catadores de Niterói. Por se tratar de uma cooperativa, o valor do material processado será dividido entre os cooperativados, visto que é proibida a venda de papéis adquiridos com recursos públicos.
O ato será aberto ao público e contará com a presença da superintendente de Documentação, Déborah Motta Ambinder de Carvalho, e do arquivologista e coordenador de Arquivos, Igor José Garcez. As medidas sustentáveis relacionadas à gestão de documentos na UFF cumprem determinação estabelecida pelo Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006.
Bióloga e bibliotecária, com especialização em Ciências Biológicas e mestrado em Ciência da Informação, Déborah Carvalho disse que o ato será realizado apenas na UFF, em Niterói, pois os documentos produzidos e recebidos pela universidade, após cumprirem seus trâmites administrativos nas unidades, são transferidos para a CAR/SDC, onde são avaliados. O trabalho se dá na medida em que os documentos são analisados e submetidos à aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF. Portanto, não há um número preciso de quantos atos serão realizados por ano.
“O evento é de grande importância para a UFF, visto que se caracteriza como a etapa final da gestão de documentos na instituição. Esse trabalho se dá de forma cíclica, pois a CAR/SDC atua em todas as unidades da universidade, onde há documentação arquivada. A eliminação física dos documentos atende aos preceitos legais e administrativos, além de proporcionar um enorme ganho à instituição, ao racionalizar seus espaços de guarda de documentos e à sociedade, no que diz respeito à responsabilidade ambiental, pois o material, depois de processado, será reciclado”, explicou.
Para Igor José Garcez, a eliminação dos documentos está prevista na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos, e foi publicada nos editais de ciência de eliminação de documentos nº 01 e 02, na seção 2, página 75, do “Diário Oficial da União”, em 19 de janeiro deste ano.
Burocracia ou história?Segundo Déborah Motta, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída pela Portaria nº 47.743, de 5 de outubro de 2012, analisou os resultados dos trabalhos de classificação e avaliação dos documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da UFF.
No trabalho do grupo uma das preocupações permanentes é distinguir o que é um documento histórico de um simples papel burocrático. De acordo com o artigo 18 do Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, todo órgão da administração pública federal deve manter em atividade uma comissão permanente de avaliação de documentos.
O grupo acompanha e valida os trabalhos de avaliação e seleção dos documentos realizada por uma equipe de arquivistas e técnicos em arquivo, com base no uso e aplicação das Tabelas de Temporalidade Documentais. Eles, por sua vez, determinam o que será eliminado ou recolhido para a guarda permanente, no caso, os documentos históricos.
Um relatório de atividades de uma determinada unidade, por exemplo, não poderá ser eliminado, explica Déborah, tendo em vista seu caráter testemunhal e de exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas pelos setores com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior, além de conter um histórico daquela unidade. Já com um processo de pagamento de uma conta telefônica a história é outra. Ele permanece no setor até a aprovação das contas da instituição em um determinado ano. Depois disso, será encaminhado para o arquivo, onde aguardará por mais cinco anos após a prestação de contas e, por fim, eliminado.