A UFF, por meio da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), vem aperfeiçoando as práticas de gestão, governança e levantamento de processos na universidade. O objetivo da iniciativa é mapear e otimizar o fluxo dos principais processos de trabalho da instituição, com a finalidade de obter maior eficiência em seu desempenho. A estratégia se destina também ao registro e divulgação do conhecimento institucional, ampliando de uma forma geral, a transparência, agilidade e eficiência nos serviços oferecidos pela instituição neste final de década e principalmente para os anos de 2020.
“Estamos trabalhando diuturnamente na transformação da UFF em uma universidade contemporânea, na qual a transparência e eficiência da gestão são conceitos centrais. Desta forma, toda comunidade da UFF se beneficia desde já e passa a fazer parte de uma organização preparada para o futuro”, enfatiza o Vice-Reitor da UFF, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega.
De acordo com a coordenadora de Gestão Institucional da Proplan e da Comissão de Mapeamento e Otimização de Processos Administrativos, Maria Leonor Veiga Faria, as ações que estão sendo desenvolvidas são fundamentais. Segundo ela, “num momento em que tantos servidores estão se aposentando, os recém-concursados, que estão entrando agora, irão desempenhar suas funções com base em ações planejadas, evitando desperdícios e economizando tempo. Isso reduz custos, pois padroniza e despersonaliza os procedimentos, eliminando o que ela chama de retrabalho”, ressalta.
Todos ganharão com essa nova tecnologia que a UFF está adotando”, Fátima Loureiro.
O trabalho – cujo relatório final deve ser apresentado em 120 dias – está dividido em três fases distintas: mapeamento dos principais processos de trabalho da instituição, com a identificação de possíveis gargalos e entraves; proposição de melhorias com redesenho e documentação dos processos e, por fim, a divulgação dos resultados alcançados, no site institucional da UFF. “Todas as etapas são realizadas com a participação efetiva dos responsáveis pelos processos de trabalho e, nos casos em que houver sugestões de redesenho, com a participação também das chefias”, explica a coordenadora.
Para Leonor, a metodologia sugerida permitirá estruturar a sequência de trabalhos a ser desenvolvida, visando à análise, simplificação e melhoria das atividades realizadas na instituição, como forma de promover a permanente busca da melhoria de desempenho. “Afinal, os processos de trabalho envolvem pessoas e sistemas de informação, que são organizados em áreas de atuação integradas e com o objetivo de concretizar uma determinada estratégia”, acrescenta.
A coordenadora explica, por exemplo, que ao mapear o processo de insalubridade e periculosidade, foi identificada a existência de dois fluxos – com idas e vindas do processo -, gerando retrabalho e, consequentemente, demora da concessão do benefício, pois exigia do solicitante do benefício o preenchimento de um requerimento complexo. “Em reunião com o setor, a comissão identificou que já havia o desejo da equipe de simplificar esse processo, faltava a motivação”, destaca.
O pró-reitor de planejamento, Jailton Gonçalves, acrescenta que o resultado final dessas melhorias influenciarão positivamente as atividades diárias. “A diminuição do tempo de execução, a eliminação do retrabalho e a maior segurança na realização das nossas atribuições impactarão na melhoria do nosso ambiente de trabalho e, consequentemente, da nossa qualidade de vida, e isso repercute positivamente em como atendemos à população”, ressalta.
Atualmente, a Coordenação de Atenção Integral à Saúde e Qualidade de Vida (Casq), da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe), está redesenhando toda a metodologia na concessão de benefícios aos servidores da UFF. Isso implica, inclusive, na alteração do fluxo de tramitação de um processo aberto, bem como a simplificação do requerimento e atualização da norma de concessão. Com essas modificações, haverá a inclusão desse processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Além disso, ainda este ano, os servidores que requeiram o benefício terão sua solicitação atendida com muito mais agilidade. Assim como PROGEPE, todas as demais Pró-Reitorias e Superintendências estão mapeando e otimizando seus processos, para implantá-los no SEI.
A coordenadora e médica Fátima de Azevedo Loureiro destacou que a inclusão de processos no SEI proporcionou uma revisão racional nos fluxos, garantindo mais celeridade e diminuição do retrabalho. “Esperamos uma redução no consumo de material, otimização do trabalho de toda equipe envolvida e redução da ocupação de espaço físico”, informa. Os servidores, na sua opinião, poderão acompanhar os trâmites dos processos com mais transparência e entendimento.
Ainda de acordo com Fátima, o SEI vem favorecer a instituição em vários aspectos, como a economicidade de material e adesão à evolução tecnológica. Para ela, os servidores estarão mais capacitados em lidar com o novo cenário, além do impacto ecológico positivo com a redução no consumo de papel. “Todos ganharão com essa nova tecnologia que a UFF está adotando”, concluiu.
Na entrevista a seguir, a coordenadora de Gestão Institucional, Maria Leonor Veiga Faria, destaca outras informações sobre essa iniciativa desenvolvida na UFF:
Quem ganha com os resultados desse trabalho?
Ganham os servidores, que terão uma melhor organização do trabalho, orientação na execução das tarefas, redução da variabilidade, do tempo de execução e do retrabalho. E ganham também os gestores, com uma maior facilidade no treinamento e capacitação de pessoal, visto que a maior parte dos procedimentos serão padronizados e publicizados, favorecendo a assimilação do conhecimento, além da redução dos recursos utilizados no processo, integração entre as áreas e rapidez na tomada de decisão.
De quem foi a iniciativa desse trabalho?
A iniciativa foi originada a partir da decisão do reitor Sidney Mello, mais especificamente do Comitê de Governança, que tem como um de seus objetivos contribuir para a modernização administrativa da universidade, e que é coordenado pelo Vice-Reitor Antonio Claudio da Nóbrega. A decisão estratégica de implementar o SEI na UFF também exigiu o mapeamento e aperfeiçoamento dos processos. De qualquer forma, a melhoria dos processos internos de planejamento, execução e controle, por meio do mapeamento de processos das unidades administrativas é um dos objetivos estratégicos do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).
A implantação do SEI tem ligação com esse trabalho?
Sim. Durante os trabalhos da comissão de implantação do SEI, estabelecemos o mapeamento como um pré-requisito de extrema importância para garantir a tramitação correta dos processos. No entanto, de nada adiantaria se o trabalho continuasse sendo feito no formato atual, visto que vários deles têm gargalos, movimentação excessiva e retrabalho. Para não perpetuar os problemas já existentes, a comissão está aproveitando o momento para atuar junto às áreas responsáveis, no sentido de redesenhar os processos, otimizando e padronizando os procedimentos.
Isso criará uma nova maneira de se abrir, tramitar e arquivar um novo processo?
Claro! A ideia é projetar o novo processo a partir de uma visão integrada, desde a origem até seu arquivamento já prevendo, de antemão, todos os requisitos e exigências necessários à sua tramitação, nas diversas áreas por onde passa. Desta forma, pretende-se evitar que o processo precise retornar à origem para complementação de informações.
A UFF está unida nesse trabalho?
A UFF está unida e gostaria de deixar registrado que o desenvolvimento deste projeto só está sendo possível porque todos os servidores envolvidos no mapeamento e o redesenho dos processos, nas diversas áreas da reitoria onde já atuamos, estão mobilizados e dispostos a quebrar paradigmas em busca de melhorias nos seus processos de trabalho.