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Nota sobre Regimentos InternosA Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan) apresenta a 2ª edição do Guia para elaboração de Regimentos Internos. Trata-se de um documento que visa orientar as unidades acadêmicas e administrativas da UFF a elaborarem e revisarem seus regimentos em casos de reestruturação organizacional. O guia contém, dentre outras informações, um resumo das principais diretrizes extraídas do Manual de Estruturas Organizacionais do Poder Executivo Federal (BRASIL, 2019) e um passo a passo de como elaborar regimentos internos. O Guia foi publicado na Seção I do Boletim de Serviço Nº 170, do dia 06/09/2019. Para acessar o Guia, clique aqui.
Guia Regimento Interno Guia para elaboração de Regimento Interno   A Pró-Reitoria de Planejamento apresenta, neste trabalho, um roteiro para orientar as Unidades Acadêmicas e Administrativas a elaborar e alterar seus regimentos internos, de acordo com as suas novas estruturas. Sem esgotar o tema, este Guia foi atualizado com base no Manual de Estruturas Organizacionais do Poder Executivo Federal (BRASIL, 2019), no Decreto nº 9.739, de 28/03/2019 e na legislação específica, em especial a Lei Complementar 95, de 1998 (BRASIL, 1998)1. Ainda que amplie o item sobre regimento interno do Manual de Atos e Comunicações Oficiais da UFF2, trata-se de um Guia conciso, que busca trazer o mínimo necessário para atender a Universidade, em sua complexidade organizacional – de Pró-Reitorias a Departamentos, de Conselhos Superiores a Colegiados – buscando contribuir para o fortalecimento de sua capacidade institucional. Clique aqui para acessar o Guia.
Regimento Interno OUVIDORIA GERAL DA UFF Os atos legais que, atualmente, ordenam o funcionamento das Ouvidorias do órgãos federais são: Lei 13.460, de 26/06/2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública; Instrução Normativa nº 5, de 18/06/2018, que estabelece orientações para a atuação das unidades de ouvidoria do Poder Executivo federal para o exercício das competências definidas pelos capítulos III e IV da Lei no 13.460, de 26 de junho de 2017; Decreto nº 9,492, de 05/07/2018, que Regulamenta a Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, que dispõe sobre a participação, proteção e defesa dos direitos dos usuários dos serviços públicos da administração pública federal, institui o Sistema de Ouvidoria do Poder Executivo Federal, e altera o Decreto no 8.910, de 22 de novembro de 2016, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança do Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União. REGIMENTO INTERNO   CAPÍTULO I - Da Finalidade   Art. 1º.  A Ouvidoria da Universidade Federal Fluminense integra o Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal, como Unidade Setorial, e tem como finalidade garantir que a Universidade ofereça um serviço público de qualidade, de promoção e defesa dos direitos dos discentes, docentes e servidores técnicos administrativos, bem como da comunidade extra-universitária, em suas instâncias acadêmicas e administrativas.   §1º. A Ouvidoria não tem caráter administrativo, executivo, judicativo ou deliberativo, exercendo papel mediador nas relações envolvendo os usuários e as instâncias universitárias, sem prejuízo de outros órgãos competentes.   §2º. O serviço de Ouvidoria da UFF atenderá aos usuários pessoalmente, por telefone, por email, e pelo Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal , e-Ouv.   Art. 2º. São objetivos da Ouvidoria da UFF:   I - assegurar e favorecer a participação da comunidade interna e externa na garantia dos direitos dos cidadãos e na promoção da melhoria das atividades desenvolvidas junto às várias instâncias acadêmicas e administrativas pela Instituição; II - atuar com transparência e imparcialidade e de forma personalizada no auxílio ao controle da qualidade dos serviços destinados à comunidade em geral, visando a garantir sua efetividade; III - receber, analisar e encaminhar às autoridades competentes as manifestações  recebidas, acompanhando o tratamento e a efetiva conclusão das manifestações dos usuários; IV - processar as informações obtidas por meio das manifestações recebidas e das pesquisas de satisfação realizadas, com a finalidade de avaliar os serviços públicos prestados, em especial sobre o cumprimento dos compromissos e dos padrões de qualidade de atendimento da Carta de Serviços ao Usuário, de que trata o art. 7º da Lei no 13.460, de 2017; e V - produzir e analisar dados e informações sobre as atividades de ouvidoria, para subsidiar recomendações e propostas aos gestores  da Universidade, de medidas para aprimorar a prestação de serviços públicos e para corrigir falhas.   Art. 3º. Todas as unidades da UFF deverão prestar, quando solicitadas, apoio à ação da Ouvidoria.   Art. 4º. Todos os membros da comunidade universitária - docentes, servidores técnicos administrativos e discentes, devem prestar apoio e informação em caráter preferencial à Ouvidoria, assegurados os direitos à privacidade, à intimidade e à imagem pessoal.   Art. 5º. Os dirigentes da UFF deverão pronunciar-se sobre o objeto das demandas que lhes forem apresentadas pelo Ouvidor-Geral, no prazo previsto na legislação.   Parágrafo único. A falta de manifestação, por parte do dirigente responsável por apuração, no prazo legalmente determinado, deverá ser comunicada  pelo Ouvidor-Geral, à Comissão de Ética da UFF, ou à Ouvidoria Geral da União, caso o dirigente ocupe   função vinculada à cargos de Direção CD-1 e CD-2, em cumprimento às orientações normativas da CGU.   Art. 6º. Ao Ouvidor-Geral serão asseguradas autonomia e independência no exercício de suas funções, acesso direto a servidores da UFF, documentos e informações, no âmbito da Universidade, necessários e vinculados ao desempenho de suas funções.   CAPÍTULO II - Da Vinculação Administrativa   Art. 7º. A Ouvidoria da UFF é diretamente subordinada ao Reitor, resguardada sua independência funcional no âmbito de suas atribuições.   CAPÍTULO III - Da Competência e Atribuições Específicas   Art. 8º. No exercício de suas funções, a Ouvidoria da UFF tem, além das previstas no Art.10º do Decreto 9.492, de 05/09/2018, as seguintes atribuições:   I – organizar os mecanismos e canais de acesso dos interessados à Ouvidoria; II – orientar os usuários de seus serviços, docentes, servidores técnicos administrativos, alunos, e a comunidade externa, sobre a melhor forma de encaminharem os seus pedidos, e instruí-los a acompanharem a sua tramitação; III – receber solicitações, reclamações, denúncias, e sugestões sobre procedimentos e práticas ineficientes, inadequadas ou irregulares, atuando no sentido de levar os responsáveis a aperfeiçoá-los e corrigi-los, buscando sempre o diálogo entre as partes; IV – encaminhar todas as manifestações dos usuários recebidas aos setores responsáveis, para a devida apuração; V – dar encaminhamento às demandas, oferecendo a cada cidadão um tratamento personalizado e, a todos, um tratamento equânime; VI – contribuir para a resolução de problemas administrativos ou acadêmicos, oferecendo alternativas e informações sobre a legislação e as normas internas vigentes; VII – acompanhar a tramitação dos processos registrados, dando ciência aos interessados das providências adotadas; IX – preparar, anualmente, relatórios com dados indicativas do nível de satisfação dos usuários dos serviços públicos prestados no âmbito da UFF, disponibilizados pelo Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal, divulgando os resultados; X – propor ao Reitor a adoção de medidas de gestão para a correção e a prevenção de falhas e omissões nas ações inadequadas na prestação do serviço público, inclusive sugerir a expedição de atos normativos e de orientações, com o intuito de corrigir situações inadequadas aos serviços públicos prestados pela UFF.   §1º A Ouvidoria, com base no princípio da confidencialidade, deverá manter sob sigilo o nome do demandante, salvo nos casos em que sua identificação, junto aos órgãos da Universidade, seja indispensável para a solução do problema e atendimento do interessado. §2º Para o cumprimento do inciso III do caput deste artigo, a Ouvidoria sistematizará todas as manifestações recebidas, no Sistema Informatizado  de Ouvidorias do Poder Executivo Federal, e-Ouv, de uso obrigatório pelos órgãos e entidades da administração pública federal, em atendimento ao Decreto 9.492/2018.   CAPÍTULO IV - Da Administração   Art. 9º - A Ouvidoria da UFF será integrada pelos seguintes membros:   I – Ouvidor-Geral; II – Ouvidor Assistente; e III – Secretária.   Art. 10 – A Ouvidoria da UFF será coordenada pelo Ouvidor-Geral, cuja escolha e nomeação será de competência do Reitor.   Parágrafo Único. O Ouvidor-Geral indicará os servidores da Ouvidoria elencados nos incisos  II e III do artigo 9°, todos com perfil convergente com a missão do exercício da confidencialidade, respeito ao sigilo e na mediação de conflitos, cabendo a Reitoria da UFF garantir a infra-estrutura material e os recursos humanos necessários ao seu pleno funcionamento.   CAPÍTULO V - Do Ouvidor-Geral   Art. 11 – O Ouvidor-Geral deverá ser integrante do quadro permanente da UFF. § 1º O Ouvidor-Geral deverá ter nível superior, mais de cinco anos de efetivo exercício na UFF, capacitação para o exercício da função e conhecimento da Instituição. § 2º  A função do Ouvidor-Geral não poderá ser acumulada com o desempenho de qualquer mandato classista ou o exercício de qualquer função de direção, chefia ou assessoramento ou cargo em comissão.   CAPÍTULO VI - Da Competência do Ouvidor-Geral   Art. 12 – Compete ao Ouvidor-Geral:   I – garantir que todas as demandas formuladas e as sugestões apresentadas tenham uma resposta conclusiva, no lapso de tempo previsto na legislação, conforme determina o Art 18º do Decreto 9.492, 2018; II – orientar a equipe da Ouvidoria, no sentido de: a) garantir a confidencialidade e sigilo sobre as atividades da Ouvidoria; b) considerar o comprometimento das necessidades dos demandantes com os  objetivos da UFF; c) manter relacionamento com as diversas áreas da UFF, visando o fortalecimento da cidadania, como orientador da ação de cada servidor. d) responder às manifestações em linguagem clara, concisa, objetiva, simples e compreensível. III - cumprir e fazer cumprir este Regimento e todas as normas legais pertinentes à ação da Ouvidoria.   Art. 13 - A Ouvidoria utilizará, para encaminhamento das demandas,  sugestões e elogios, a linha hierárquica institucional.   §1º . Quando a linha hierárquica revelar-se insuficiente ou ineficaz para oferecer resposta à determinada demanda, o assunto será encaminhado aos órgãos apuratórios de controle da instituição - a Comissão de Ética e a Auditoria Técnica, ou externos - da Ouvidoria Geral da União. §2º . Serão encaminhadas à Comissão de Ética, as demandas referentes à apuração de condutas em desacordo com as normas do Código de Ética do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. §3º . Serão encaminhadas à Auditoria Técnica, as demandas referentes à apuração de ilegalidades em processos administrativo que envolvam sistemas contábeis e financeiros. §4º . As demandas que envolvam o Reitor, ou o Vice-Reitor, ou os Pró Reitores, serão encaminhadas à Ouvidoria Geral da União.   CAPÍTULO VII - Do Registro das Manifestações   Art. 14 - As demandas poderão ser apresentadas à Ouvidoria, por meio de vários canais de entrada, a saber, pelo sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal, e-ouv, por carta , e-mail, telefone, de forma presencial, por redes sociais e outros.   Parágrafo único: Todas as demandas apresentadas, por qualquer canal de entrada, deverão ser registradas no e-Ouv.   Art. 15 - A Ouvidoria apresentará, anualmente, relatório com dados e outras informações sobre suas atividades, para subsidiar recomendações e propostas para aprimoramento da prestação dos serviços e correção de falhas nos processos administrativos e acadêmicos na UFF.   CAPÍTULO VIII - Das Disposições Gerais   Art. 16 - A Comissão de Ética, a Auditoria Interna e a Procuradoria Geral da UFF, devem atuar em parceria com a Ouvidoria, tendo como pressuposto o princípio da cooperação.   Art. 17 - A Reitoria assegurará as condições de trabalho para que a Ouvidoria cumpra suas funções, inclusive para que o exercício das atribuições de seus integrantes não lhes resulte em qualquer prejuízo ou dano.   Art. 18 - Este Regimento entrará em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço da UFF, revogadas as disposições em contrário.