PROAD divulga Manual de Gestão e Fiscalização de ContratosA Pró-Reitoria de Administração elaborou e institutiu através da Instrução de Serviços 1/2020 o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos. O presente Manual tem por objetivo contribuir para que a atuação dos gestores e fiscais de contratos no âmbito da Universidade Federal Fluminense (UFF) ocorra de forma consistente e transparente, por meio de parametrizações e orientações práticas. Busca ainda apresentar uma visão global das atividades de Gestão e Fiscalização de Contratos, com a proposta de facilitar e gerar segurança para os atores envolvidos em sua rotina. Este Manual traz regras gerais a serem observadas durante a gestão e fiscalização administrativa, técnica e setorial de contratos. Trata, especialmente, da fiscalização administrativa dos contratos de serviço com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, tendo em vista as particularidades próprias à fiscalização setorial e técnica, em função do tipo de serviço contratado.
Divisão de Contratos A Divisão de Contratos (DCONT/CCONT/AD) é uma unidade vinculada à Coordenação de Contratos (CCONT/AD) da Pró-Reitoria de Administração e suas principais atribuições são as atividades e processos relacionados com gerenciamento dos contratos administratos. Além disso, subsidia informações e planejamento de novas contrataõçes na UFF. Compete à Divisão de Contratos I - administrar a vida útil dos Contratos, controlando suas vigências e saldos contratuais; II - notificar os fiscais para manifestação quando alterações contratuais e prorrogações forem necessárias, orientando-os a solicitar concordância das empresas contratadas; III - analisar os casos de prorrogação ou rescisão, acionando outros órgãos competentes para tomada de decisão; IV - dar suporte à Pró-Reitoria de Administração, analisando todos os processos encaminhados por ela e assessorando-a nos assuntos de sua competência; V - orientar e instruir seus funcionários sobre as demandas necessárias ao desempenho de suas funções; VI - elaborar os Contratos, Termos Aditivos, Termos de Rescisão, Termos de Apostilamento, bem como promover os seus envios à Procuradoria Federal junto à UFF (PF/UFF) para análise, envios para assinatura pelas empresas e pelo Magnífico Reitor; VII - executar a publicação dos Contratos, Termos Aditivos, retificações e rescisões no Diário Oficial da União (DOU),  por meio do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG), com posterior remessa processual à Coordenação de Administração Financeira (CAF) para registro financeiro; VIII - executar o lançamento de apostilamentos, com posterior remessa processual à Coordenação de Administração Financeira para registro financeiro; IX - controlar os saldos das Notas de Empenho referentes aos Contratos, solicitando sua emissão, reforço ou cancelamento de acordo com a demanda orçamentária; X - requisitar às contratadas a garantia contratual, encaminhando-a posteriormente à CAF para registro contábil; XI - ao término do Contrato, preparar e encaminhar o processo à CAF para baixa contábil, devolução da garantia contratual e cancelamentos de saldos de empenhos, se houver; XII - receber as notas fiscais pertinentes a cada um dos contratos, conferindo atestos de prestação dos serviços, bem como sua documentação e demais informações necessárias, inserindo em processo junto ao despacho de autorização de pagamento do Ordenador de Despesas, para posterior envio à CAF para pagamento; XIII - calcular os valores de retenção destinados à conta vinculada, relacionando-os em planilha e encaminhando-a junto da Nota Fiscal para a Divisão de Contratos; XIV - Gerar a guia para recolhimento do valor referente à conta vinculada; XV - preparar as Determinações de Serviços (DTS) para designação de servidores que exercerão a função de fiscais de contratos após a indicação da PROAD, da Coordenação de Contratos, ou de outrasunidades acadêmicas e administrativas, solicitando esta indicação quando não houver sido primariamente enviada; XVI - receber os pedidos de repactuação contratual das empresas, relacionar as documentação enviada e demais planilhas necessárias para apuração e enviar ao Departamento de Contabilidade e Finanças para realização do cálculo; XVII - atender ao público interno e externo; XVIII - executar outras tarefas que lhe forem atribuídas pela chefia superior.
Gerencia Operacional de Contratos
Coordenação de Contratos  A Coordenação de Contratos (CCONT/AD) é uma unidade vinculada à Pró-Reitoria de Administração e suas principais atribuições são as atividades e processos relacionados com gerenciamento e fiscalização dos contratos administratos. Além disso, subsidia informações e planejamento de novas contrataões na UFF. Regimento CCON/AD Compete à Coordenação de Contratos: I- analisar, orientar, acompanhar, controlar e administrar os processos relativos as contratações de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Pró-Reitoria de Administração; II- realizar procedimento administrativo para novas contratações a partir dos dados fornecidos pelas Unidades solicitantes; III- auxiliar e orientar os requisitantes dos serviços na elaboração de documentos relativos as fases de planejamento das contratações (formalização de demanda, estudos preliminares e gerenciamento de riscos); IV- analisar os documentos relativos as fases de planejamento e elaborar os Termos de Referência, com exceção de serviços que, pela especificidade, necessitam ser expedidos por área técnica, como serviços de TI, obras, readequações e reformas; V- coordenar e acompanhar as atividades desenvolvidas pelas Divisões, relacionadas a gestão contratual; VI- dar suporte à Pró-Reitoria de Administração, analisando todos os processos encaminhados por ela e assessorando-a nos assuntos de sua competência; VII- orientar e instruir seus funcionários sobre as demandas necessárias ao desempenho de suas funções; VIII- efetuar atendimento ao público interno e externo; IX- executar outras tarefas que lhe forem atribuídas pela chefia superior.   Coordenação de Contratos João Paulo Marques Moraes E-mail: joaomoraes@id.uff.br; contratos.proad@id.uff.br Telefone 21 2629-5389 Divisão de Contratos Rafael Machado Alves E-mail: rafaelmachadoalves@id.uff.br; dcc.proad@id.uff.br Telefone 21 2629-5389 Divisão de Gestão e Fiscalização Fernando Rangel Segalote Alves E-mail: fernando_segalote@id.uff.br; dgf.proad@id.uff.br Telefone 21 2629-5389
Equipe PROAD Pró-Reitoria de Administração   Pró-Reitora de Administração Vera Lúcia Lavrado Cupello Cajazeiras E-mail: veracajazeiras@id.uff.br Telefone 21 2629-5387   Substituto Eventual da Pró-Reitora de Administração João Paulo Marques Moraes E-mail: joaomoraes@id.uff.br Telefone 21 2629-5387       Assistente da Proad Viviane Soares Rodrigues E-mail: vsoares@id.uff.br  Telefone 21 2629-5387 Secretaria Administrativa Proad Rogério Cosme Vieira de Castro E-mail: rogeriocosmecastro@id.uff.br Telefone 21 2629-5387   Coordenação de Licitação Juliana Palermo Borsoi Richa E-mail: julianaborsoi@id.uff.br, Telefone 21 2629-5386   Coordenação de Administração Financeira Antônio Rúdio Cerqueira do Nascimento E-mail: arudio@id.uff.br Telefone 21 2629-5387   Divisão Orçamentária e Financeira Beatriz Lages de Oliveira Alves E-mail: beatrizlages@id.uff.br Telefone 21 2629-5387   Divisão de Análise e Registro Contábil Pedro Henrique de Souza Carvalho E-mail: carvalhopedro@id.uff.br Telefone 21 2629-5387   Coordenação de Material Aline de Melo Trindade E-mail: alinetrindade@id.uff.br Telefone 21 2629-5390   Divisão de Compras Márcio Miranda Chaves E-mail: mmiranda@id.uff.br Telefone 21 2629-5390   Coordenação de Contratos João Paulo Marques Moraes E-mail: joaomoraes@id.uff.br Telefone 21 2629-5389   Divisão de Contratos Rafael Machado Alves E-mail: rafaelmachadoalves@id.uff.br Telefone 21 2629-5389   Divisão de Gestão e Fiscalização Fernando Rangel Segalote Alves E-mail: fernando_segalote@id.uff.br Telefone 21 2629-5389   Gerência Plena de Comunicação Administrativa Eliana de Oliveira Ramos E-mail: gpcaad.proad@id.uff.br Telefone EM ATUALIZAÇÃO  
Nota sobre os contingenciamentos no orçamentoNos últimos dois anos, a UFF vem sofrendo importantes contingenciamentos em seu orçamento, em particular, nos meses de janeiro, fevereiro e março do corrente ano, período em que esta universidade recebeu apenas 3/18 avos de seu orçamento, o que, obviamente, reduziu a capacidade da instituição de realizar seus pagamentos nos prazos regulares, resultando em alguns atrasos. A par dessas dificuldades, em razão de uma estrita ordem de prioridades estabelecidas pela administração para efetuar seus pagamentos - empresas de terceirização de mão de obra, bolsas estudantis, gêneros alimentícios, água e combustível - a UFF vem conseguindo manter-se em condições operacionais nas suas diversas atividades. Esse difícil primeiro quadrimestre de 2017 foi superado pela UFF, que manteve permanente diálogo com os sindicatos das categorias, empresas prestadoras de serviço e seus colaboradores, reconhecendo a relevância dos seus serviços para a universidade e demonstrando o empenho da Administração em garantir a regularidade dos seus direitos trabalhistas. Atualmente, todos os contratos de prestação de serviços da universidade estão em plena e regular execução e seus colaboradores com seus salários e benefícios em dia. A administração manifesta seu agradecimento aos cerca de 2500 colaboradores, vinculados às diversas empresas que prestam serviços à universidade, que em conjunto com os servidores, apesar dos tempos difíceis, vêm mantendo, em alto nível, todas as atividades da Universidade Federal Fluminense. Sidney Luiz de Matos Mello Antonio Cláudio da Nóbrega
Pró-Reitoria de AdministraçãoA Pró-Reitoria de Administração – PROAD é um órgão da administração central da da Universidade Federal Fluminense - UFF, cujas principais atribiuições estão vinculadas ao planejamento e à execução orçamentária e financeira da instituição. Além dessa missão, a sua atuação abrange também outras áreas essenciais ao funcionamento da universidade, tais como aquisição de materiais e equipamentos, contratação de serviços, gestão dos contratos, licitações e comunicações administrativas. Esses serviços fornecem o necessário suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão da UFF, como também do funcionamento administrativo. Telefones Atualizados: Coordenação de Contratos - 2629-5389 Coordenação de Materiais - 2629-5390 Coordenação de Licitação - 2629-5386 Gerência Plena de Comunicação Administrativa - EM IMPLANTAÇÂO. Emails Coordenações: Coordenação de Administração Financeira - financeiro.proad@id.uff.br Coordenação de Contratos - contratos.proad@id.uff.br Coordenação de Licitação - cpl@id.uff.br Coordenação de Materiais - compras.proad@id.uff.br Gerência Plena de Comunicação Administrativa - gpca.proad@id.uff.br
Materiais e contratos Divisão de Material Consultar preço dos materiais e serviços; Elaborar Termos de Referência; Efetuar Lançamento no Sistema de Divulgação de Compras no Portal do Comprasnet. Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF) Cadastrar empresas no SICAF para habilitar as mesmas a participar de pregões eletrônicos e realizar vendas e contratações junto ao Governo Federal. Contatos: (21) 2629-5060 / 2629-5058 Divisão de Contas e Contratos A Divisão de Contas e Contratos –   tem por objetivo geral gerenciar tanto os contratos administrativos firmados entre a Universidade Federal Fluminense e as diversas empresas prestadoras de serviço, quanto os contratos com as diversas concessionárias de serviço público como água, luz e telefonia. Tais procedimentos incluem: o controle das vigências contratuais, elaboração de termos aditivos e envio à Procuradoria Federal/UFF para análise da legalidade dos procedimentos e atos administrativos, além da publicação e registro no SIASG dos citados instrumentos jurídicos. Somos responsáveis, também, pelo envio das notas fiscais, devidamente atestadas pelo fiscal e vistadas pelo ordenador de despesa, ao setor competente para conferência e liquidação. Além disso, compete a esta Divisão de Contas e Contratos o controle do saldo das notas de empenho, a elaboração dos cronogramas contratuais no SIAFI e a prestação de informações administrativas às diversas unidades da UFF, bem como aos representantes das empresas contratadas. Contatos: (21) 2629-5050 / 2629-5051 dcc@proad.uff.br