SEI representa economia de R$ 800 mil reais em materiais impressos na UFFDados foram compilados pelo governo federal e são referentes a estimativas de gastos em 24 meses A Universidade Federal Fluminense economizou cerca de R$ 800 mil reais em materiais impressos em decorrência da implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os dados foram compilados pelo Ministério da Economia e consideram a redução de gastos na aquisição de itens como: papel A4, pasta arquivo, etiqueta adesiva, caixas, entre outros objetos de escritório. Os números evidenciam mais uma vantagem do SEI, enfatizando a relevância da eficiência na burocracia interna e da tramitaçaõ eletrônica dos procedimentos, o que gera sustentabilidade ambiental e financeira para a instituição. O reitor da Universidade Federal Fluminense, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega, comemorou a divulgação desse balanço, que é referente aos últimos 24 meses. “O SEI é marco para a administração da UFF. O projeto já havia sido reconhecido como um modelo de excelência pelo Ministério do Meio Ambiente e pela ONU Meio Ambiente e agora apresenta esses números de maximização do orçamento público. Em tempos de restrição orçamentária, o SEI é uma evidência das inovações que ocorrem internamente para agilizar processos e reduzir os custos”, explica Antonio Claudio. SEI na UFF Em pouco mais de dois anos de implantação, foram cerca de 100 tipos de processos passaram a ter sua tramitação eletrônica e 580 servidores capacitados para uso do sistema. Segundo a superintendente de Documentação e responsável pela Comissão na UFF, Deborah Motta Ambinder de Carvalho, o SEI é um exemplo de trabalho coletivo, sustentável e de comportamento institucional. Ela reafirmou que a meta é de mapear e tramitar 100% dos processos da Universidade pelo sistema. “Importante destacar que o sucesso desta iniciativa, resulta do incentivo e confiança do reitor prof. Antônio Cláudio da Nóbrega, que em 2017, ainda como vice-reitor, instituiu a Comissão de Implantação do SEI/UFF, com o objetivo de implantar o sistema na universidade. Somando esforços, a Comissão do SEI/UFF passou a contar também com o apoio fundamental da Comissão de Mapeamento de Processos para implantação dos mesmos na plataforma”, afirmou Deborah. Mapeamento de processos e consolidação do SEI Para Leonor Veiga Faria, coordenadora de Gestão Institucional da Pró-Reitoria de Planejamento e da Comissão de Mapeamento de Processos do SEI, procedimentos de todas as áreas da Universidade estão sendo analisados. Além da implantação no SEI, o mapeamento também fornece o arcabouço necessário para a gestão e retenção do conhecimento institucional, melhorias em processos de trabalho, padronização e revisão documentos e mitigação de riscos. “Até o momento, foram mapeados cerca de 100 processos, sendo que o maior enfoque foi dado à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe). Esta priorização ocorreu devido a tais processos terem impacto positivo direto aos servidores, além, claro, de ser a área com o maior número de processos a serem mapeados, gerando maior celeridade e transparência aos tramites processuais após a implementação no SEI”, explicou Leonor. De acordo com o superintendente de Tecnologia da Informação, Helcio de Almeida Rocha, o projeto de implantação do SEI na UFF, apesar de considerado de alto grau de complexidade, foi muito bem sucedido pela sinergia entre as pessoas que compõem as equipes. “Ressalto a participação do reitor em todo o percurso, a forma como ele conduziu o processo, gerando uma sinergia de trabalho entre as pessoas. A STI, como suporte de tecnológico coordenado por Leandro Cicco e equipe, também fazendo parte do grupo de mapeamento, a comissão, conduzida de uma forma espetacular pela Deborah, e todos os envolvidos trabalharam de forma bastante integrada e isso fez com que o SEI não sofresse grandes percalços no caminho”, conta. Hoje, SEI é uma realidade na UFF e uma referência nacional para outras universidades, que vêm visitando a instituição para conhecer o modelo e adaptar para suas realidades. Entre as visitas técnicas, destacam-se: o Centro Federal de Educação Tecnológica (Cefet-RJ), a Universidade Federal do Amazonas (UFAM), Universidade Federal do Acre (UFAC), a Prefeitura  de Niterói e a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio). - “Ao longo desses dois anos, adquirimos maturidade e expertise, o que nos permite apoiar outras instituições, como a Prefeitura de Niterói, que inicia o seu processo de implantação”, comentou Deborah Ambinder.
Novos processos no SEIA partir de 14.11, sete novos processos serão tramitados no Sistema Eletrônico de Informação (SEI). Os servidores poderão agora abrir eletronicamente, de forma mais célere e sustentável, processos referentes a: - Isenção de Taxa e Gratuidade em Cursos de Pós-Graduação pagos na UFF; - Inclusão de dependente(s) para fins de pensão; - Averbação de Tempo de Contribuição - Manutenção do Plano de Seguridade Social (PSS); Além disso, os seguintes processos da Pró-reitoria de Administração (Proad) também passarão a ser tramitados pelo SEI: Contratação de Serviços Terceirizados, Fiscalização de Contrato de Serviços Terceirizados, Repactuação de Contrato de Serviços Terceirizados e Pagamento de Contrato de Serviços Terceirizados. Confira a página www.uff.br/sei para mais informações. Lá é possível saber mais sobre a implantação do sistema na universidade, como por exemplo: Listagem de processos que já estão tramitando pela plataforma; Material de apoio: passo a passo para orientar os usuários em relação às etapas de cada processo; Pílulas do SEI: pequenas dicas enviadas quinzenalmente aos servidores; Notícias: informações sobre os últimos processos implantados, turmas de capacitação, etc.; Dúvidas frequentes.
Dois anos de SEI na UFF representam 10 anos de economia em tempo de tramitaçãoBalanço mostra mais de 16,8 mi processos abertos, 200 mil folhas economizadas e 423 pessoas capacitadas Dois anos atrás, a Universidade Federal Fluminense iniciou um projeto ambicioso de eficiência e agilidade burocrática com o objetivo de mapear e digitalizar os processos administrativos da instituição. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) começou proporcionando requisições para unidades Fora de Sede e facilitando trâmites que, antes, somente poderiam ser feitos presencialmente na sede. Em 2019, o sistema está consolidado e bem adaptado à rotina organizacional da UFF, na medida em que 423 servidores foram capacitados. Nesse tempo, 16.844 processos já foram abertos, o que gerou uma economia de 200 mil folhas de papel. O valor economizado em materiais de impressão chegou a R$ 72 mil reais e um dos principais benefícios foi a otimização burocrática da UFF. Com o SEI, estima-se que houve 3.894 dias de tramitação processual a menos. Ou seja, são mais de 10 anos de redução acumulada no tempo de andamento das solicitações administrativas. - “O SEI fortalece valores fundamentais na administração pública, como: transparência e agilidade no desempenho dos processos administrativos, através de uma infraestrutura eletrônica sustentável, com ganhos em transparência, agilidade, acessibilidade, produtividade e redução de custos. A avaliação desses dois anos é do absoluto sucesso na implantação do projeto”, afirmou o reitor da UFF, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega. Principais benefícios do SEI para a UFF: Mudança de cultura; Libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais; Mapeamento de todos os processos da universidade; Maior consciência ambiental;   Sei na UFF A superintendente de Documentação e responsável pela Comissão do SEI na UFF, Deborah Motta Ambinder de Carvalho, explicou que a meta da equipe é digitalizar 100% dos processos na universidade. No entanto, há um estudo minucioso de mapeamento e adequação dos processos antes da digitalização, o que elimina vícios e ineficiências de tramitação. - “Poderíamos ter ‘virado a chave’ de um dia para o outro, ou seja, passar do papel para o eletrônico e já ter atingido esta meta. Mas estaríamos repetindo a mesma burocracia de alguns processos físicos no ambiente SEI. Não é este nosso objetivo. Muito pelo contrário, queremos minimizar as etapas e fazer com que o processo passe apenas nos setores que, de fato, forem imprescindíveis para sua tramitação. Por isso, optamos em mapear todos os processos antes da disponibilização na plataforma”. A implantação do SEI na UFF já foi premiada pelo governo federal e se tornou modelo para outros órgãos públicos. O Ministério do Meio Ambiente e a ONU Meio Ambiente reconheceram o projeto como prática de excelência de sustentabilidade na administração pública. Com isso, o SEI compõe a seleta lista de iniciativas na Cartilha da Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P). Esse é um reconhecimento do caráter inovador do SEI em implantar agilidade, eficiência e transparência na universidade, contribuindo com a economia do uso de papel. - “Ao longo desses dois anos, adquirimos maturidade e expertise, o que nos permite atualmente, apoiar outras instituições, como a Prefeitura de Niterói, que inicia o seu processo de implantação”, comentou Deborah Ambinder.    Casos de implantação O mapeamento e inclusão no SEI de processos de competência da Divisão de Direitos e Vantagens da Progepe têm impactado positivamente na otimização dos fluxos de trabalho. “Os benefícios são inúmeros, destacando a economia de recursos (papel) e de espaço físico para armazenamento dos processos, além da rapidez e agilidade na tramitação, bem como na comunicação com o usuário e outras áreas envolvidas”, conta Priscilla, diretora da Divisão de Direitos e Vantagens do Departamento de Administração de Pessoal. Além disso, a organização das informações disponíveis no material de apoio do SEI e na base de conhecimento dos processos mapeados reduziu consideravelmente a demanda de atendimento no setor, tanto presencial quanto telefônico. Desta forma, a clareza das informações impacta na diminuição das dúvidas e insegurança dos usuários quanto ao andamento dos processos. A entrada do processo de Progressão por Capacitação em 18 de abril de 2018 no SEI foi um passo desafiador para a Escola de Governança em Gestão Pública. “A tramitação da Progressão por Capacitação está mais ágil, eficaz e transparente. O diálogo com as áreas e os servidores que enviam processos ficou mais claro, a organização e localização dos processos ficaram mais simples e as progressões estão sendo implantadas com muito mais rapidez. A organização dos processos está simples, já que não é mais necessário armazená-los fisicamente no ambiente de trabalho durante as etapas de análise. Os gastos com o papel e impressão foram zerados – antes cada processo tinha em média 10 páginas no momento da autuação e eram concluídos com ao menos 15 páginas, o que significa grande economia de material. Enfim, a entrada do processo de Progressão por Capacitação no SEI só trouxe benefícios”, detalha o diretor da EGGP, Alexandre Bonfim Dos Reis. Vale destacar que a Escola de Governança em Gestão Pública – EGGP tem sido uma parceira fundamental na implantação da Política e da Cultura do SEI na UFF, na medida em que já capacitou 423 servidores.   Balanço do Período: 12/09/17 até 10/09/19 Qtd de Processos Abertos 16.844 Tipos de Processos Implantados 68 Nº de pessoas capacitadas 423 Qtd de Folhas Economizadas 199.044 Valor economizado em materiais e impressão R$72.768,99 Tempo médio de tramitação 22 Dias economizados com o SEI 3.894       Número de atendimentos feitos pela STI e pela Central de atendimento do SEI   Dados de 01 Jan/19 a 31/Ago/19 Atendimentos Telefônicos 688 Atendimentos por E-mail 436 Chamados atendidos 355  
Curso de Noções Gerais sobre o SEIA Escola de Governança em Gestão Pública da UFF (EGGP-UFF) disponibiliza curso presencial de Noções Gerais sobre o SEI para os servidores em exercício na UFF (Prioritariamente) e, excepcionalmente, caso não haja o preenchimento das vagas, para Prestadores de Serviços Terceirizados e Estagiários lotados em setores que utilizam o SEI-UFF. O curso tem como objetivo capacitar os usuários do SEI-UFF no uso das principais funcionalidades do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), associando a prática à capacidade de multiplicar o conhecimento adquirido aos demais colegas do setor. A pré-inscrição pode ser realizada até 25 de abril de 2019. Serão ofertadas 20 vagas neste curso que será realizado no dia 29 de abril de 2019. A carga horária é de 4 horas e o curso acontecerá de 9h às 13 horas, na cidade de Niterói. Para acessar o plano de curso: clique aqui Para acessar o regulamento do curso e realizar a pré-inscrição: clique aqui
SEI economiza 75.441 folhas em 2018Esse e outros dados estão disponíveis no relatório de implantação e acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações na UFF/2018, que encontra-se em: http://www.uff.br/?q=relatorios Nele é possível verificar informações como: Processos disponíveis e em uso na plataforma; Cronograma de implantação; Ações desenvolvidas pela Comissão de implantação e acompanhamento; Estatíscas. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta de gestão de processos, que consiste na tramitação eletrônica e no acesso remoto dos mesmos, proporcionando maior transparência das informações, redução de custos e diminuição no uso de papéis. O SEI passou a fazer parte do dia a dia da Universidade Federal Fluminense, a partir de 12 de setembro de 2017, quando foi implantado o primeiro processo na plataforma: Reembolso de bilhetes de passagem.
UFF lança edital para seleção de servidores públicos federais para o banco de instrutores do SElA Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE), através da Escola de Governança em Gestão Pública (EGGP), lança edital para seleção de servidores que comporão o banco de instrutores do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Serão selecionados cinco servidores com formação nas áreas de ciência da computação, administração ou ciência da informação, com comprovada experiência na utilização do SEI. Após a seleção, os instrutores atuarão na capacitação dos servidores da UFF para desenvolver competências no uso do SEI. O prazo para as inscrições começa no dia 16/04 com data limite até o dia 02/05/2018. As inscrições serão realizadas através do formulário eletrônico presente no edital da chamada pública e o processo seletivo terá quatro etapas: inscrição, análise de currículo/documentação comprobatória, entrevista e análise do plano de curso. O edital está disponível na página de editais da UFF no endereço (http://www.editais.uff.br/3912).
Novos processos no SEINo dia 03 de abril dois novos processos internos do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) entraram no SEI.  A partir de agora, o pagamento de faturas do Banco do Brasil, referentes à despesa de portadores de Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF), assim como o pagamento do percentual de 1% sobre as receitas próprias mensais da autarquia, referente ao recolhimento de PASEP, são realizados por meio da plataforma do SIstema Eletrônico de Informações. Pensando na rotina de seus servidores, a UFF vem implantando gradativamente os processos no SEI. Fique atento às novidades na página: www.uff.br/sei    
SEI traz economia, agilidade e transparência aos processos da UFFEm 2017, a UFF deu um importante passo em direção a um futuro mais responsável com a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI). A iniciativa trouxe redução significativa de tempo, insumos, mais transparência e agilidade na tramitação eletrônica de processos abertos na instituição, além, claro, do impacto positivo para o meio ambiente. O SEI promove o acesso remoto a documentos e proporciona maior visibilidade das informações, menos custos e maior consciência no uso de papéis. Ainda não são todos os processos que estão tramitando eletronicamente. A comissão de implantação do sistema em breve deverá apresentar outros resultados, por meio de indicadores de utilização, bem como de economia e celeridade com os demais documentos já mapeados e prontos para entrarem no SEI. Ainda assim, e em apenas poucos meses após sua implantação, a medida se mostrou muito positiva. Na tabela a seguir, estão o número de processos abertos e a redução na quantidade de folhas utilizadas: A superintendente de documentação e presidente da comissão de implantação do SEI, Déborah Ambinder de Carvalho, explicou também que a redução não foi apenas de recursos. Um exemplo disso são os processos de pedido de Auxílio Transporte, que tiveram uma queda significativa no tempo de tramitação. “A UFF ampliou a qualidade no desempenho e obteve ganhos significativos. Contudo, com relação aos demais processos, a implantação ainda é recente e as equipes estão em fase de familiarização com o novo ambiente do sistema”, esclarece. Segundo Déborah, a comissão calculou inicialmente a tramitação eletrônica de 1.183 processos, fato que levou à constatação de que a universidade havia economizado 11.830 folhas de papel.  “Esse indicador é bastante importante, se pensarmos no curto espaço de tempo em que o sistema foi implantado, além da celeridade e das consequências positivas para o meio ambiente”, explica. As áreas envolvidas diretamente com os processos já implantados e que mais avançaram até janeiro deste ano foram as Pró-Reitorias de Gestão de Pessoas (Progepe), de Administração (Proad) e a de Graduação (Prograd), além da Superintendência de Arquitetura e Engenharia (Saen). Os demais setores encontram-se nas fases de mapeamento, homologação e implantação. Em relação à adesão ao SEI pela comunidade acadêmica, a aceitação também está sendo positiva. "Todavia, a ruptura da tradicional tramitação do processo físico significa uma quebra de paradigmas e é natural que ocorra certa resistência no início. Porém, com o passar do tempo, os benefícios serão vivenciados e naturalizados. Manter o foco no conjunto de ações para o sucesso desse projeto é essencial e, no que depender da comissão do SEI e da administração central, não vão faltar planejamento e ação com otimismo, motivação e comprometimento. É um momento histórico para a UFF”, enfatiza.   Capacitação de servidores Em 2017, com o objetivo de capacitar os servidores da universidade, foram ofertadas 18 turmas para 254 técnicos administrativos e docentes, sendo 198 pela Escola de Governança em Gestão Pública da UFF (EGGP) e 56 numa parceria com a Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Além disso, o curso SEI Usar também está sendo oferecido online pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP). Para Déborah, a total implantação do SEI em todos os campi da universidade no Estado vai depender do mapeamento, homologação e digitalização de todos os processos até o final de 2018.  “A comissão está fortemente comprometida para o alcance desta meta. As unidades fora de sede, por sua vez, são as mais beneficiadas com o SEI, que rompe com a barreira geográfica e possibilita a diminuição no tempo de tramitação dos processos”, ressalta. Outro avanço importante é a possibilidade, por meio do SEI, de que um determinado documento tramite entre outras instituições e universidades. Para isso já existe o Processo Eletrônico Nacional (PEN), composto por três grandes ações: SEI, Barramento de Integração do SEI com outras soluções e o Protocolo Integrado. O barramento é uma solução que não depende da UFF, contudo, a comissão de implantação e acompanhamento do SEI na instituição se empenha para tornar possível a tramitação de processos entre os órgãos municipais, estaduais e federais. O sistema representa para a universidade inovação na forma de trabalho na administração pública, um novo modelo de gestão documental, com melhor desempenho dos processos administrativos através de infraestrutura eletrônica. “Sem contar que é desenvolvido em equipe, com a participação de todos. Um exemplo de esforço coletivo e comportamento institucional”, afirma Déborah. A superintendente afirma que a burocracia atual eleva os custos, diminui o engajamento e a produtividade das equipes. “Com o SEI, a morosidade, o extravio de processos, a falta de padronização dos documentos e o retrabalho deixarão de existir”, reforça.   Por que adotar o SEI? A adoção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), escolhido no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), foi uma decisão tomada em conjunto pelo reitor Sidney Mello e vice-reitor Antonio Claudio da Nóbrega, que sempre apoiaram as decisões da comissão e deram autonomia e apoio logístico em todas as necessidades e demandas que lhe foram apresentadas, além do apoio do Comitê de Governança, Comitê de Gestão da Informação, Pró-Reitorias e Superintendências. “A decisão sobre a composição da comissão focou a integração de servidores técnico-administrativos, pois são eles que conhecem e executam os processos. Estamos muito confiantes no sucesso dessa verdadeira revolução por dentro em um dos elementos fundamentais para o aperfeiçoamento da gestão da universidade”, celebra o vice-reitor Antonio Claudio.    A Comissão é formada por representantes das principais áreas da organização. A reunião do conhecimento dos servidores mais antigos da UFF, bem como a capacidade e a vontade de quebrar paradigmas trazida pelo grupo de novos servidores, foram fatores fundamentais para a criação de uma sinergia entre os integrantes e prepará-los para o grande desafio de 2018: a mudança de hábitos e cultura organizacional vinda com a implantação do SEI em toda a universidade. “Em breve, o sistema fará parte da rotina de todos e seus benefícios serão compartilhados com a comunidade acadêmica e com a sociedade”, conclui Déborah. A gestão de documentos eletrônicos na UFF foi motivada pela necessidade de cumprimento do Decreto 8.539/15, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e da Portaria 1.042/15, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação (MEC). Desenvolvimento sustentável Outra palavra que se consolidou no vocabulário da UFF é sustentabilidade. Por isso, é fundamental destacar o expressivo impacto econômico e ambiental que acompanharão a tramitação de documentos exclusivamente por via eletrônica na universidade. Além da preocupação e consciência ambiental, com a redução da quantidade de papel, toners e cartuchos antes utilizados para impressão, a instituição não só reduz suas despesas como ainda evita o desperdício do dinheiro público. O SEI faz parte do Plano de Logística Sustentável da universidade, elaborado com o objetivo de aplicar conceitos de desenvolvimento sustentável em sua gestão administrativa e acadêmica, o que contribui para o desenvolvimento econômico, social e ecologicamente correto no Brasil.  
Último dia do ano para inscrições no Curso SEI!USARÚltimo dia do ano para inscrições no Curso SEI!USAR Amanhã, 24/11, terminam as inscrições para a última turma do curso SEI!USAR do ano. A UFF está implantando gradativamente o Sistema Eletrônico de Informações e é fundamental que todos os servidores se capacitem para o uso dessa ferramenta que consiste na tramitação eletrônica e no acesso remoto dos processos, proporcionando maior transparência das informações, celeridade, redução de custos e diminuição no uso de papéis. O curso promovido pela Escola Nacional de Administração Pública é gratuito e ocorre na modalidade EAD. Para ser considerado concluinte, o participante deve obter o mínimo de 70% de aprovação nas atividades propostas. A certificação ainda é válida na contagem de horas para fins de progressão por capacitação. Para se inscrever basta acessar:http://www.enap.gov.br/web/pt-br/sobre-curso?p_p_id=enapvisualizardetalhescurso_WAR_enapinformacoescursosportlet&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_mode=view&p_r_p_564233524_idCurso=3036 IMPORTANTE: Muitos servidores ainda precisam ter a sua lotação ajustada para o acesso adequado ao sistema. O ajuste de lotação deverá ser solicitado pelo diretor da unidade. Caso identifique que a sua lotação esteja incorreta, procure o seu gestor para que sejam providenciadas as correções necessárias junto à Coordenação de Pessoal Técnico Administrativo (CPTA).
Parada programada para manutenção do SEI dia 8.11 de 17h a 19hA equipe técnica da Superintendência de Tecnologia da Informação realizará manutenção na plataforma do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no dia 8.11, de 17h a 19h.  Alertamos que o sistema ficará fora do ar nesse período.
Próximas turmas de capacitação para o SEICom a finalidade de orientar os servidores gestores, docentes e técnico-administrativos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFF, a Escola de Governança em Gestão Pública - EGGP/PROGEPE/UFF divulga as próximas ações de capacitação, que serão ofertadas pela UFF. As próximas turmas presenciais serão realizadas nas unidades fora de sede e também em Niterói. Para as turmas de Niterói as datas serão divulgadas em breve. Para as turmas das unidades fora de sede, os cursos serão realizados nas datas e locais informados na tabela abaixo. Devido à dificuldade de visita a todos os locais, nossa proposta é que as unidades do município destacado em negrito receba os colegas de unidades próximas, conforme tabela, oferecendo vagas para servidores indicados das unidades vizinhas. LOCAL DATA Rio das Ostras + Macaé 28/09  (de 10 às 16h) Campos dos Goytacazes 29/09  (de 10 às 16h) Volta Redonda + Angra dos Reis 02/10  (de 10 às 16h) Pádua 05/10  (de 10 às 16h) O curso é destinado preferencialmente para servidores que atuam nas secretarias de Departamento de Ensino ou de Coordenações de Cursos de Graduação e que tenham sido indicados pelos gestores de suas Unidades. Além disso, é recomendado que os servidores indicados tenham perfil e disponibilidade para atuar como multiplicador em suas respectivas Unidades. As inscrições serão realizadas de forma eletrônica por meio de link enviado ao gestor da Unidade, que deverá repassá-lo aos servidores que deseja indicar. Indique o seu servidor Os gestores que ainda não indicaram servidores em suas Unidades, devem entrar em contato com a EGGP/PROGEPE por meio do email: sei.capacitar@id.uff.br
Perguntas frequentes
Processos ativos no SEIPensando na rotina dos seus servidores, a UFF vem implantando gradativamente o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Segue a lista de processos ativos no SEI: A partir de 12.09.17: Auxílio transporte - Reembolso de Bilhete de Passagem A partir de 06.11.2017: Adicional de Insalubridade Adicional de Periculosidade A partir de 20.12.17: 2ª via de diploma de graduação 2ª via de histórico de graduação Doação de bens móveis - FEC Autorização para dirigir veículos oficiais A partir de 19.02.18: Auxílio transporte - 1º cadastro Auxílio transporte - Recadastramento Auxílio transporte - Alteração Auxílio transporte - Cancelamento Para saber como abrir os processos pelo sistema, consulte os manuais disponibilizados. Mas fique atento, para acessar o SEI é necessário ter o cadastro IDUFF e estar com a lotação atualizada.  
Material de Apoio - SEI Manual do usuário - Fonte: Software Público Brasileiro Manual do usuário -  Fonte: Escola Nacional de Administração Pública
Capacitação Curso online Com a finalidade de orientar os servidores gestores, docentes e técnico-administrativos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFF, a Escola de Governança em Gestão Pública - EGGP/PROGEPE/UFF divulga as ações de capacitação ofertadas pela Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, que disponibiliza em seu site um ambiente com todas as lições apresentadas no curso “SEI Usar”. O usuário do SEI poderá acessar o curso na íntegra ou verificar atividades específicas. Tais atividades podem ser acessadas a qualquer tempo não exigindo inscrição prévia. Sugere-se utilizar este material como um guia para execução de determinados procedimentos no SEI. CLIQUE AQUI para acessar o material produzido pela ENAP. O servidor que tiver interesse em obter a certificação deverá se inscrever e participar do curso completo. A capacitação proposta é gratuita e ocorre na modalidade EAD. Para ser considerado concluinte, o participante deve obter o mínimo de 70% de aprovação nas atividades do curso. Para o ano de 2018 a ENAP está oferecendo o curso por meio da EscolaVirtual.gov. A oferta tem sido de modo contínuo e, para se inscrever, basta acessar o link abaixo e buscar pelo curso SEI no catálogo de cursos ou entre os cursos mais populares. CLIQUE AQUI para acessar a oferta do curso SEI Usar da ENAP   Quem deve fazer esse curso? Todos os servidores da UFF (técnicos administrativos e docentes).   Turmas presenciais No ano de 2017 a EGGP ofertou 320 vagas no curso presencial SEI USAR, por meio de 18 turmas, sendo 6 delas em parceria com a CVM (Comissão de Valores Mobiliários). Com isso, foi possível capacitar 254 servidores da UFF lotados em Unidades Administrativas e Acadêmicas e que agora estão aptos a multiplicar o conhecimento obtido no curso para os seus colegas de trabalho. Além dos cursos ofertados na sede, em Niterói, a EGGP ofertou turmas do curso em Unidades fora da sede como Rio das Ostras/Macaé, Campos dos Goytacazes, Volta Redonda/Angra dos Reis e Santo Antônio de Pádua.   Próximas turmas As próximas turmas presenciais serão realizadas em Niterói, conforme demanda, e voltadas para capacitar os gestores dos próximos processos que serão implantados no SEI, conforme cronograma a ser definido pela Comissão de Implantação do SEI na UFF. As inscrições serão realizadas de forma eletrônica por meio de link que será enviado aos gestores dos processos. Dúvidas em relação a ofertas de turmas de capacitação para uso do SEI poderão ser esclarecidas pelo e-mail sei.capacitar@id.uff.br   Dados atualizados em 11.01.18
Divulgação - Campanhas do SEI na UFFAjude-nos a divulgar os vídeos do SEI nas mídias sociais da sua unidade!    
Cursos de Capacitação para utilização do SEI - Sistema Eletrônico de Informações Com a finalidade de orientar os servidores gestores, docentes e técnico-administrativos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFF, a Escola de Governança em Gestão Pública - EGGP/PROGEPE/UFF divulga as ações de capacitação previstas para o mês de Agosto, que serão ofertadas pela Escola Nacional de Administração Pública - ENAP. É importante que todos façam este curso introdutório. As inscrições para o curso, que ocorrerá de 1° a 21 de agosto, estão abertas até o dia 28/07. Clique aqui para se inscrever. O curso SEI/USAR, totalmente online, tem por objetivo capacitar todos os servidores para compreenderem a utilização do sistema para autuação e tramitação de processos e para dar mais agilidade às análises dos processos que tramitam pela UFF. É um curso introdutório, ofertado na modalidade a distância e gratuito, com carga horária de 20 horas.
Rio das Ostras - IHS e ICTO Instituto de Humanidades e Saúde da UFF, localizado no Campus de Rio das Ostras, recebeu a equipe executora do PLS-UFF para a realização da 3ª Audiência Pública para o desenvolvimento do PLS-UFF, no dia 04 de maio de 2017; e no dia 07 de junho de 2017, foi a vez do Instituto de Ciência e Técnologia receber a 10ª Audiência Pública do PLS/SEI!. Estiveram presentes nestes encontros docentes, discentes e técnicos-administrativos da unidade; e discutimos diversos assuntos ligados à sustentabilidade na gestão da universidade. Aproveitamos este espaço para listar as ações de sustentabilidade já empregadas na unidade, como por exemplo: Presença de bicicletário no campus; Rampa de acesso ao segundo andar (IHS); Aproveitamento da luz solar nas áreas internas (cobertura semi-transparente - IHS); A equipe executora do PLS-UFF agradece aos Diretores dos Institutos e aos funcionários envolvidos na realização destes dois eventos, além dos participantes dos mesmos, e reafirma a disposição para juntos tornarmos a UFF cada vez mais sustentável.   Confira a ata da reunião logo abaixo, em anexo. Fotos: Luciana Ribeiro
Comissão para a implantação do SEI na UFF participa de treinamento em BrasíliaComponentes da Comissão de implantação e acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informação - SEI na UFF, estão sendo capacitados pela Escola de Administração Pública – ENAP, de 29 de maio à 01 de junho, em Brasília, com vistas a estabelecer a plataforma na instituição. Dando continuidade a este processo, a Escola de Governança em Gestão Pública – EGGP/Progepe, está organizando curso de capacitação para servidores, os quais serão indicados pelos gestores de unidades. Os mesmos atuarão como multiplicadores locais do SEI e serão responsáveis pela orientação e capacitação dos outros servidores lotados nas suas respectivas unidades. O curso será ofertado em 4 turmas presenciais com carga horária de 8 horas cada. Mais informações em: http://www.uff.br/sei
Estão abertas as inscrições para o curso online 'SEI! USAR' da EnapATENÇÃO, SERVIDORES DA UFF! VEM NOVIDADE POR AÍ! Em breve a universidade adotará o SEI - Sistema Eletrônico de Informações -, que tem como objetivo a gestão da atividade administrativa e do conhecimento institucional, eliminando totalmente o uso do papel nos processos administrativos. A partir de julho o sistema começará a ser implantado e depois do dia 9 de outubro não serão mais aceitos processos em papel em toda a UFF. O que ganhamos com isso? Mais agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. Como devo me preparar para utilizar este sistema? Já está disponível o curso "SEI! USAR" pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap). É um curso online, com apenas 20 horas e que vai te dar todas as dicas sobre o sistema. Quem deve fazer esse curso? Todos os servidores da UFF (técnicos administrativos e docentes).   Não perca tempo! Faça sua inscrição aqui para a próxima turma até dia 26.05.
SEI garantirá fim de processos em papel na UFFA Universidade Federal Fluminense está a um passo de entrar em uma nova era na sua rotina de trabalho com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os principais objetivos da plataforma digital são agilizar a tramitação e o desempenho dos processos na UFF, aumentando a celeridade, produtividade, transparência e a satisfação do usuário. O uso do sistema representará não só a ampliação da sustentabilidade ambiental, como também a redução de custos no setor público, uma vez que tem como meta eliminar o papel como suporte físico para documentos institucionais nos diferentes setores da universidade. O sistema será implantado até o próximo mês de outubro, conforme estabelecido pelo Decreto 8539/2015. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, sediado em Porto Alegre (RS), o SEI disponibilizará informações em tempo real e introduzirá práticas inovadoras no setor público. A plataforma engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa e a transparência. Além disso, a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Para a implantação do novo sistema, a UFF criou uma comissão formada por representantes das pró-reitorias, superintendências e Hospital Antônio Pedro. De acordo com a presidente da comissão do SEI, a superintendente de Documentação, Déborah Motta Ambinder, os principais benefícios do sistema para a universidade são a redução do uso de papel nas áreas administrativas da UFF, a otimização das rotinas de trabalho, possibilitando a colaboração entre os setores, a sistematização dos procedimentos e a melhoria da gestão da informação na instituição, a automatização da geração de relatórios e estatísticas sobre os documentos administrativos, facilitando assim a produção de informações e a gestão de processos. Já na opinião do superintendente de Comunicação Social da UFF, João Fanara, também integrante da comissão, o desafio será despertar o interesse do servidor pelo novo sistema e levá-lo a uma mudança de hábito. “O processo em papel ainda é um fetiche. Muitos preferem manuseá-lo, achando que com isso a tramitação se dará de forma mais rápida e segura. Ao contrário, com o passar do tempo, o excesso de papelada acaba atrasando o trabalho e aumentando a burocracia”, explicou. Vantagens A utilização do SEI traz uma série de benefícios: é 100% virtual e pode ser acessado remotamente por meio dos principais navegadores do mercado. O usuário poderá navegar por diferentes tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones com suporte para diversos sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android), possibilitando o trabalho remoto. Para a gerente do Protocolo Geral (Gerência Plena de Comunicações Administrativas - GPCA), Eliana de Oliveira Ramos, a implantação do SEI significa a modernização da gestão e dos fluxos de trabalho, garantindo uma mudança na cultura dos servidores, que em breve substituirão o processo em papel pelo meio digital. Outro benefício é o acesso do usuário externo, gerenciando a navegação e permitindo que ele tome conhecimento dos documentos e, por exemplo, assine remotamente contratos e outros tipos de processos, com absoluta segurança. O SEI também administra a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos. Segundo a gerente financeira da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), Márcia Rainha Isaías Cordeiro, o novo sistema representará não só a economia de recursos, como a agilidade administrativa e confiabilidade na aquisição de produtos e serviços. A implantação do SEI possibilitará que a tramitação dos documentos ocorra em vários setores da UFF ao mesmo tempo, incorporando um novo conceito de processo eletrônico, que rompe com o curso linear tradicional, inerente à limitação física do papel. Assim, vários setores poderão ser mobilizados para tomarem providências e manifestarem-se simultaneamente, trazendo celeridade para os trâmites processuais. Além dessas vantagens, o sistema trará outras funcionalidades específicas que facilitarão a gestão dos processos, como o controle de prazos, histórico de tramitação, pesquisa, acesso externo, entre outros. Para a servidora Sandra Lúcia de Souza Quelhas, há 24 anos no Setor de Registro Escolar da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), a chegada do SEI representa um sonho realizado. “Lidei com papel praticamente a vida inteira, mas antes de me aposentar vou viver um novo tempo”, enfatizou. Já o prestador de serviço Leandro Recuengo e a bolsista Amanda Marinho, ambos do protocolo da Prograd, são unânimes: “É o fim do acúmulo de papel!” De acordo com Déborah Ambinder, a decisão de incorporar o SEI foi tomada pela Administração Central, em conjunto com os Comitês de Governança, Gestão da Informação, Pró-Reitorias e Superintendências, que passarão a adotar o sistema no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN) juntamente com todas as unidades da universidade. “Esta, por sua vez, é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura de processo administrativo eletrônico do governo”, afirmou. O vice-presidente da comissão, coordenador de Desenvolvimento de Sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação, Thiago de Souza Diogo, esclarece que o PEN, coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), servirá de base para o Projeto UFF Digital. "A medida tem como objetivo a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho na instituição, a conscientização da comunidade universitária para a utilização mínima do papel como documento, bem como reforçar as vantagens do uso do meio eletrônico para o desenvolvimento dos processos no âmbito da administração pública federal", concluiu. A Escola Nacional de Administração Pública (Enap), em parceria com os Correios oferece cursos on-line sobre o SEI, com o objetivo de capacitar servidores públicos do Executivo, Legislativo e Judiciário e de outras esferas de governo para utilizarem o sistema. O próximo módulo à distância ocorrerá de 25 de abril a 15 de maio. Para outras informações, acesse https://goo.gl/qlkCGi.
Portaria - Comissão de implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI (nº 58.196)
Vantagens do Processo Eletrônico Nacional (PEN)Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado – Internet Explorer, Firefox e Google Chrome; Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores,notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isso possibilita que os usuários trabalhem à distância; Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos, permitindo que tomem conhecimento dos documentos e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de processos; Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos; Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Com isso, várias unidades podem ser demandadas, tomar providências e manifestar-se simultaneamente; Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros; Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade. Fonte: http://www.planejamento.gov.br/pensei/vantagens