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SEI traz economia, agilidade e transparência aos processos da UFF

Em 2017, a UFF deu um importante passo em direção a um futuro mais responsável com a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI). A iniciativa trouxe redução significativa de tempo, insumos, mais transparência e agilidade na tramitação eletrônica de processos abertos na instituição, além, claro, do impacto positivo para o meio ambiente. O SEI promove o acesso remoto a documentos e proporciona maior visibilidade das informações, menos custos e maior consciência no uso de papéis.

Ainda não são todos os processos que estão tramitando eletronicamente. A comissão de implantação do sistema em breve deverá apresentar outros resultados, por meio de indicadores de utilização, bem como de economia e celeridade com os demais documentos já mapeados e prontos para entrarem no SEI. Ainda assim, e em apenas poucos meses após sua implantação, a medida se mostrou muito positiva. Na tabela a seguir, estão o número de processos abertos e a redução na quantidade de folhas utilizadas:

A superintendente de documentação e presidente da comissão de implantação do SEI, Déborah Ambinder de Carvalho, explicou também que a redução não foi apenas de recursos. Um exemplo disso são os processos de pedido de Auxílio Transporte, que tiveram uma queda significativa no tempo de tramitação. “A UFF ampliou a qualidade no desempenho e obteve ganhos significativos. Contudo, com relação aos demais processos, a implantação ainda é recente e as equipes estão em fase de familiarização com o novo ambiente do sistema”, esclarece.

Segundo Déborah, a comissão calculou inicialmente a tramitação eletrônica de 1.183 processos, fato que levou à constatação de que a universidade havia economizado 11.830 folhas de papel.  “Esse indicador é bastante importante, se pensarmos no curto espaço de tempo em que o sistema foi implantado, além da celeridade e das consequências positivas para o meio ambiente”, explica.

As áreas envolvidas diretamente com os processos já implantados e que mais avançaram até janeiro deste ano foram as Pró-Reitorias de Gestão de Pessoas (Progepe), de Administração (Proad) e a de Graduação (Prograd), além da Superintendência de Arquitetura e Engenharia (Saen). Os demais setores encontram-se nas fases de mapeamento, homologação e implantação.

Em relação à adesão ao SEI pela comunidade acadêmica, a aceitação também está sendo positiva. "Todavia, a ruptura da tradicional tramitação do processo físico significa uma quebra de paradigmas e é natural que ocorra certa resistência no início. Porém, com o passar do tempo, os benefícios serão vivenciados e naturalizados. Manter o foco no conjunto de ações para o sucesso desse projeto é essencial e, no que depender da comissão do SEI e da administração central, não vão faltar planejamento e ação com otimismo, motivação e comprometimento. É um momento histórico para a UFF”, enfatiza.

 

Capacitação de servidores

Em 2017, com o objetivo de capacitar os servidores da universidade, foram ofertadas 18 turmas para 254 técnicos administrativos e docentes, sendo 198 pela Escola de Governança em Gestão Pública da UFF (EGGP) e 56 numa parceria com a Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Além disso, o curso SEI Usar também está sendo oferecido online pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP).

Para Déborah, a total implantação do SEI em todos os campi da universidade no Estado vai depender do mapeamento, homologação e digitalização de todos os processos até o final de 2018.  “A comissão está fortemente comprometida para o alcance desta meta. As unidades fora de sede, por sua vez, são as mais beneficiadas com o SEI, que rompe com a barreira geográfica e possibilita a diminuição no tempo de tramitação dos processos”, ressalta.

Outro avanço importante é a possibilidade, por meio do SEI, de que um determinado documento tramite entre outras instituições e universidades. Para isso já existe o Processo Eletrônico Nacional (PEN), composto por três grandes ações: SEI, Barramento de Integração do SEI com outras soluções e o Protocolo Integrado. O barramento é uma solução que não depende da UFF, contudo, a comissão de implantação e acompanhamento do SEI na instituição se empenha para tornar possível a tramitação de processos entre os órgãos municipais, estaduais e federais.

O sistema representa para a universidade inovação na forma de trabalho na administração pública, um novo modelo de gestão documental, com melhor desempenho dos processos administrativos através de infraestrutura eletrônica. “Sem contar que é desenvolvido em equipe, com a participação de todos. Um exemplo de esforço coletivo e comportamento institucional”, afirma Déborah.

A superintendente afirma que a burocracia atual eleva os custos, diminui o engajamento e a produtividade das equipes. “Com o SEI, a morosidade, o extravio de processos, a falta de padronização dos documentos e o retrabalho deixarão de existir”, reforça.

 

Por que adotar o SEI?

A adoção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), escolhido no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), foi uma decisão tomada em conjunto pelo reitor Sidney Mello e vice-reitor Antonio Claudio da Nóbrega, que sempre apoiaram as decisões da comissão e deram autonomia e apoio logístico em todas as necessidades e demandas que lhe foram apresentadas, além do apoio do Comitê de Governança, Comitê de Gestão da Informação, Pró-Reitorias e Superintendências.

“A decisão sobre a composição da comissão focou a integração de servidores técnico-administrativos, pois são eles que conhecem e executam os processos. Estamos muito confiantes no sucesso dessa verdadeira revolução por dentro em um dos elementos fundamentais para o aperfeiçoamento da gestão da universidade”, celebra o vice-reitor Antonio Claudio.   

A Comissão é formada por representantes das principais áreas da organização. A reunião do conhecimento dos servidores mais antigos da UFF, bem como a capacidade e a vontade de quebrar paradigmas trazida pelo grupo de novos servidores, foram fatores fundamentais para a criação de uma sinergia entre os integrantes e prepará-los para o grande desafio de 2018: a mudança de hábitos e cultura organizacional vinda com a implantação do SEI em toda a universidade. “Em breve, o sistema fará parte da rotina de todos e seus benefícios serão compartilhados com a comunidade acadêmica e com a sociedade”, conclui Déborah.

A gestão de documentos eletrônicos na UFF foi motivada pela necessidade de cumprimento do Decreto 8.539/15, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e da Portaria 1.042/15, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação (MEC).


Desenvolvimento sustentável

Outra palavra que se consolidou no vocabulário da UFF é sustentabilidade. Por isso, é fundamental destacar o expressivo impacto econômico e ambiental que acompanharão a tramitação de documentos exclusivamente por via eletrônica na universidade. Além da preocupação e consciência ambiental, com a redução da quantidade de papel, toners e cartuchos antes utilizados para impressão, a instituição não só reduz suas despesas como ainda evita o desperdício do dinheiro público. O SEI faz parte do Plano de Logística Sustentável da universidade, elaborado com o objetivo de aplicar conceitos de desenvolvimento sustentável em sua gestão administrativa e acadêmica, o que contribui para o desenvolvimento econômico, social e ecologicamente correto no Brasil.

 

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