Dois anos de SEI na UFF representam 10 anos de economia em tempo de tramitação

Balanço mostra mais de 16,8 mi processos abertos, 200 mil folhas economizadas e 423 pessoas capacitadas

Dois anos atrás, a Universidade Federal Fluminense iniciou um projeto ambicioso de eficiência e agilidade burocrática com o objetivo de mapear e digitalizar os processos administrativos da instituição. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) começou proporcionando requisições para unidades Fora de Sede e facilitando trâmites que, antes, somente poderiam ser feitos presencialmente na sede. Em 2019, o sistema está consolidado e bem adaptado à rotina organizacional da UFF, na medida em que 423 servidores foram capacitados.

Nesse tempo, 16.844 processos já foram abertos, o que gerou uma economia de 200 mil folhas de papel. O valor economizado em materiais de impressão chegou a R$ 72 mil reais e um dos principais benefícios foi a otimização burocrática da UFF. Com o SEI, estima-se que houve 3.894 dias de tramitação processual a menos. Ou seja, são mais de 10 anos de redução acumulada no tempo de andamento das solicitações administrativas.

- “O SEI fortalece valores fundamentais na administração pública, como: transparência e agilidade no desempenho dos processos administrativos, através de uma infraestrutura eletrônica sustentável, com ganhos em transparência, agilidade, acessibilidade, produtividade e redução de custos. A avaliação desses dois anos é do absoluto sucesso na implantação do projeto”, afirmou o reitor da UFF, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega.

Principais benefícios do SEI para a UFF:

• Mudança de cultura;
• Libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais;
• Mapeamento de todos os processos da universidade;
• Maior consciência ambiental;

Sei na UFF

A superintendente de Documentação e responsável pela Comissão do SEI na UFF, Deborah Motta Ambinder de Carvalho, explicou que a meta da equipe é digitalizar 100% dos processos na universidade. No entanto, há um estudo minucioso de mapeamento e adequação dos processos antes da digitalização, o que elimina vícios e ineficiências de tramitação.

- “Poderíamos ter ‘virado a chave’ de um dia para o outro, ou seja, passar do papel para o eletrônico e já ter atingido esta meta. Mas estaríamos repetindo a mesma burocracia de alguns processos físicos no ambiente SEI. Não é este nosso objetivo. Muito pelo contrário, queremos minimizar as etapas e fazer com que o processo passe apenas nos setores que, de fato, forem imprescindíveis para sua tramitação. Por isso, optamos em mapear todos os processos antes da disponibilização na plataforma”.

A implantação do SEI na UFF se tornou modelo para outros órgãos públicos. O Ministério do Meio Ambiente e a ONU Meio Ambiente reconheceram o projeto como prática de excelência de sustentabilidade na administração pública. Com isso, o SEI compõe a seleta lista de iniciativas na Cartilha da Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P). Esse é um reconhecimento do caráter inovador do SEI em implantar agilidade, eficiência e transparência na universidade, contribuindo com a economia do uso de papel.

- “Ao longo desses dois anos, adquirimos maturidade e expertise, o que nos permite atualmente, apoiar outras instituições, como a Prefeitura de Niterói, que inicia o seu processo de implantação”, comentou Deborah Ambinder. 

Casos de implantação

O mapeamento e inclusão no SEI de processos de competência da Divisão de Direitos e Vantagens da Progepe têm impactado positivamente na otimização dos fluxos de trabalho. “Os benefícios são inúmeros, destacando a economia de recursos (papel) e de espaço físico para armazenamento dos processos, além da rapidez e agilidade na tramitação, bem como na comunicação com o usuário e outras áreas envolvidas”, conta Priscilla, diretora da Divisão de Direitos e Vantagens do Departamento de Administração de Pessoal.

Além disso, a organização das informações disponíveis no material de apoio do SEI e na base de conhecimento dos processos mapeados reduziu consideravelmente a demanda de atendimento no setor, tanto presencial quanto telefônico. Desta forma, a clareza das informações impacta na diminuição das dúvidas e insegurança dos usuários quanto ao andamento dos processos.

A entrada do processo de Progressão por Capacitação em 18 de abril de 2018 no SEI foi um passo desafiador para a Escola de Governança em Gestão Pública. “A tramitação da Progressão por Capacitação está mais ágil, eficaz e transparente. O diálogo com as áreas e os servidores que enviam processos ficou mais claro, a organização e localização dos processos ficaram mais simples e as progressões estão sendo implantadas com muito mais rapidez. A organização dos processos está simples, já que não é mais necessário armazená-los fisicamente no ambiente de trabalho durante as etapas de análise. Os gastos com o papel e impressão foram zerados – antes cada processo tinha em média 10 páginas no momento da autuação e eram concluídos com ao menos 15 páginas, o que significa grande economia de material. Enfim, a entrada do processo de Progressão por Capacitação no SEI só trouxe benefícios”, detalha o diretor da EGGP, Alexandre Bonfim Dos Reis.

Vale destacar que a Escola de Governança em Gestão Pública – EGGP tem sido uma parceira fundamental na implantação da Política e da Cultura do SEI na UFF, na medida em que já capacitou 423 servidores.

Balanço do Período: 12/09/17 até 10/09/19

Número de atendimentos feitos pela STI e pela Central de atendimento do SEI